How face-to-face communication help

How face-to-face communication helps at work

Today, most of your clients, colleagues and stakeholders are just a phone call or email away - technology has made communication that simple. However, while tools like telephones and computers score high on convenience and speed, they lack the warmth and emotion that face-to-face communication provides.

In my earlier features, I have highlighted the importance of telephone etiquette, making use of online networking and business chat etiquette. However, there are some occasions where you must revive the by-now forgotten art of face-to-face communication.

In the words of Helen Keller, 'We are all walking with a signboard on our forehead which reads - 'Appreciate me'.' It seems we have replaced the pat on the back with 'Thank you' and 'Good job' emails. But there is nothing that motivates someone more than seeing their boss walk up to them and appreciate them in front of everyone.

Go to your colleagues’ cabinet and congratulate them on the great report they have sent or the presentation they have made recently. I remember one of my ex-bosses who used to call our team members to his cabin just to say 'thanks' and pat our backs. The team immediately took a liking to him as most people expect a warning or feedback when the boss invites them to their cabin.

"It's difficult to build rapport over an email; I would feel much better if my boss appreciates me in person," says Ashok Krishnan, a CA with Nestle.

When you provide feedback over an email or a phone call, the receiver may have a completely different perception about its relevance. This effect is stronger when you are not communicating face to face. The reader or listener may think you are cold and indifferent and that's why you avoided meeting them in person to discuss the issue. A face-to-face meeting gives you the opportunity to put your point across, while being sensitive and diplomatic at the same time.

"I have noticed that colleagues often use emails to avoid confronting the real issue. If someone fails to meet their target, I would prefer they tell me in person than offer an explanation over email," says VidhanshuBansal, a director with Pixel Webtech.

There is a great risk of the message getting unclear when a responsibility gets delegated through email or a phone call. Don't be surprised if your team does not show a sense of ownership or complete tasks on time if you are not communicating face-to-face. Nonverbal communication, such as tone of voice, facial gestures and eye contact, helps individuals understand the importance of a task and the need to complete it on time.

"We rely on conference calls, video conferencing and online meetings but, from my experience, there's nothing more impactful than meeting the team in person," says Delhi-based Ashu Gosh, a manager with Aviar IT Consulting.

If you haven't provided the product or service the client expected, you are putting your relationship with the client at stake. An apology mail would not suffice in a sensitive issue like this. Go to the client's office, if possible, without them having to call you for an explanation, and reassure them that the confidence they demonstrated when they gave you business was not misplaced. Your client would be pleasantly surprised that you took the time to come and meet them, especially when things went wrong.

"I used to interact on almost a daily basis with a client over emails without ever figuring out whether the person was male or female. When a report I was supposed to send got delayed, I made a rude comment about a female colleague which offended the client who happened to be a lady herself," says Deepak M.L, a manager with Convergys.

Workplace conflicts are common in most organisations. The lack of interpersonal communication only worsens the situation. It's important to remember that 55 per cent of meaning in an interaction comes from facial and body language and 38 per cent comes from vocal inflection. Only seven per cent of an interaction's meaning is derived from the words themselves. So, trying to resolve a conflict over email or a phone call is often a bad idea.

"A colleague complained about another colleague and copied the senior management on the mail. I was surprised to see that mail translating into a flood of mails providing and seeking explanation. The person who sent the original mail was just one floor above the person who was at the receiving end. I had to sit down with both of them in person to resolve the conflict," says Kailasam R, a manager with Lufthansa Airlines.

Your communication style says a lot about you as a professional. In the words of Ralph Waldo Emerson, 'You are always under an examination by people around you, awarding or denying you very high prizes when you least think of it.' So leave the comfort of your cubicle and build trustworthy relationships by communicating face to face.

Результаты (русский) 1:

Как лицом к лицу связи помогает в работеСегодня большинство ваших клиентов, коллег и заинтересованных сторон являются просто по телефону или по электронной почте прочь - технология делает общение просто. Однако хотя такие инструменты, как телефоны и компьютеры оценка высоко на удобство и скорость, им не хватает тепла и эмоций, что обеспечивает общение.В моих предыдущих функций я подчеркнул важность телефон этикета, использование онлайновых сетей и бизнес-чат этикет. Однако, есть некоторые случаи, где вы должны возродить к-теперь забыли искусство общения лицом к лицу.По словам Хелен Келлер, «мы все ходить с вывеску на нашем лбу, который читает - «Ценят меня».» Кажется, мы заменили похлопывание по спине «Спасибо» и «Хорошая работа» письма. Но нет ничего, что мотивирует кто-то больше, чем видеть их босс подойти к ним и ценить их глазах у всех.Перейти на ваших коллег кабинета и поздравить их с большой отчет, которые они отправляют или презентацию, которую они сделали в последнее время. Я помню один из моих бывших боссов, которые называли членов нашей команды в свою каюту, просто чтобы сказать «спасибо» и погладить спиной. Команда сразу же взял симпатию к нему как большинство людей ожидают предупреждение или обратную связь, когда босс приглашает их в свою каюту.«Трудно строить отношения по электронной почте; Я бы чувствовать себя намного лучше, если мой босс ценит меня в лицо,» говорит Ashok Кришнан, ЦС с Нестле.Когда вы предоставляете обратную связь по электронной почте или по телефону, получатель может иметь совершенно разные представления о его актуальности. Этот эффект сильнее, когда вы не общаться лицом к лицу. Читатель или слушатель может думать холодно и безразлично, и поэтому вы избежать встречи с ними лично для обсуждения этого вопроса. Лицом к лицу встреча дает вам возможность поставить вашу точку в поперечнике, будучи чувствительным и дипломатическим одновременно.«Я заметил, что коллеги часто используют электронную почту, чтобы избежать борьбы с реальной проблемой. Если кто-то не соответствует их цели, я предпочел бы они говорят мне в лицо, чем предлагают объяснения по электронной почте,» говорит VidhanshuBansal, директор с Pixel Webtech.Существует большой риск сообщения, получать неясно, когда ответственность получает делегированные через электронную почту или по телефону. Не удивляйтесь, если ваша команда не показывает чувство собственности или выполнять задачи на время если вы не общаться лицом к лицу. Невербальной коммуникации, такие как тон голоса, лицевого жестов и контакт глаз, помогает людям понять важность задачи и необходимость завершить вовремя.«Мы полагаемся на Конференц-связь, видеоконференции и собрания по сети, но из моего опыта, нет ничего более впечатляющие, чем встреча команды в человеке,» говорит на основе Дели Ашу Гоша, менеджер с Aviar ЕГО консалтинг.Если вы не представили продукт или услугу клиент ожидал, вы ставите ваши отношения с клиентом на карту. Почта извинения не достаточно чувствительным вопросом, как это. Перейти к офис клиента, если это возможно, без них приходится вызывать вас для объяснения и заверить их в что доверие они продемонстрировали, когда они дали вам бизнес был не неуместны. Ваш клиент будет приятно удивлен, что вы нашли время, чтобы прийти и встретиться с ними, особенно, когда все пошло не так.«Я использовал для взаимодействия на почти ежедневной основе с клиентом по электронной почте без когда-либо выяснить, является ли лицо мужского или женского пола. Когда доклад, который я должен был отправить получил с задержкой, я сделал грубый комментарий о женский коллега, который обидел клиент, который случилось быть леди сама,» говорит с Deepak, менеджер с Convergys.Конфликты на рабочем месте являются общими в большинстве организаций. Отсутствие межличностного общения только ухудшает ситуацию. Важно помнить, что 55 процентов смысла взаимодействие происходит от лица и язык тела и 38 процентов от вокальных перегиба. Только семь процентов смысл взаимодействия является производным от слова сами по себе. Таким образом пытаясь урегулировать конфликт по электронной почте или по телефону, часто, это плохая идея.«Коллеги жаловались на другой коллега и скопированы старшему руководству по почте. Я был удивлен увидеть, что почтовый перевод на поток почты предоставления и ищет объяснения. Человек, который послал оригинал письма был только один этаж над человеком, который был на приемном конце. Я должен был сесть с каждым из них лично для разрешения конфликта,» говорит Kailasam R, менеджер с авиакомпании Lufthansa.Ваш стиль общения говорит много о вас как профессионала. По словам Ральфа Уолдо Эмерсона «ты всегда рассматривается людьми вокруг вас, награждения или отказ очень высокие призы вы хотя бы думать о нем.» Так что оставьте комфорт вашей кабины и строить надежные отношения путем общения лицом к лицу.

Результаты (русский) 3:

как непосредственное общение помогает на работесегодня большинство ваших клиентов, коллег и заинтересованные стороны будут только по телефону или по электронной почте далеко - технологий сделало сообщение, что просто.однако, хотя такие инструменты, как телефоны и компьютеры высоким удобство и скорость, им не хватает тепла и эмоции, что непосредственное общение дает.в моем предыдущем черты, я подчеркнул важность телефонного этикета, используя интернет - сетей и деловой разговор этикета.вместе с тем, в некоторых случаях, где вы должны возродить сейчас забыли искусство личные сообщения.по словам хелен келлер, « мы все шли с вывеску на лоб, которая гласит - "получить меня. кажется, мы заменили похлопывание по спине с" спасибо "и" хорошая работа "письма.но нет ничего, что заставляет кого - то больше, чем видеть их босс подошел к ним и ценить их на глазах у всех.иди к себе в кабинет и коллег поздравить их с большой доклад, они направили или представления ими недавно.я помню, как один из моих бывших боссов, которых называли членов нашей команды в его каюте просто сказать "спасибо" и пэт наши спины.группа сразу же понравился его, как большинство людей, что предупреждение или обратной связи, когда хозяин предлагает их в салон."сложно строить отношения на адрес электронной почты; я бы гораздо лучше, если мой босс ценит меня в лицо", - говорит ашок кришнан, Ca с Nestle.когда ты обеспечения обратной связи на электронную почту или по телефону, приемник может иметь совершенно разные представления о ее значимости.этот эффект сильнее, когда ты не общаться лицом к лицу.читателя или слушателя, возможно, думаю, ты холодный и равнодушный и поэтому ты избегал встречи в лицо для обсуждения этого вопроса.личная встреча предоставляет вам возможность поставить твою точку зрения, с учетом и дипломатических одновременно."я заметил, что коллеги часто используют электронную почту, чтобы избежать конфронтации с реальной проблемой.если кто - то не сможет выполнять свои задачи, я предпочел бы, чтобы они сказали мне в лицо, чем предложить объяснение на электронную почту ", - говорит vidhanshubansal, директор, с точки webtech.есть большой риск, послание становится неясно, когда ответственность будет делегировано по электронной почте или по телефону.не удивлюсь, если твоя команда не показывает чувство ответственности или выполнение задачи по времени, если вы не общаться лицом к лицу.невербальное общение, как, например, интонации, жесты и лица, глаза, помогает людям понять важность задачи и необходимости завершить все вовремя."мы рассчитываем на телефонные конференции, проведение видеоконференций и онлайн - встречи, но, по моему опыту, нет ничего более, чем встреча команды использовании в лицо", - говорит дели на ашу - менеджер с aviar IT - консалтинга.если вы еще не предоставили продукт или услугу клиенту, что ты ставишь свои отношения с клиентом на карту.извинения почты будет недостаточно в деликатный вопрос, как этот.пойти в офис клиента и, по возможности, без них позвонить тебе объяснения, и заверить их в том, что доверие, они продемонстрировали, когда они дали тебе бизнес не потерял.ваш клиент будет приятно удивлена, что вы нашли время приехать и встретиться с ними, особенно, когда что - то пошло не так."я часто взаимодействуют практически ежедневно с клиентом на почту и не выяснить, был ли лицо мужского или женского пола.когда в докладе я должен был отправить задерживается, я сделал грубый комментарий о женской коллега, который оскорбил клиента, который оказался дама сама ", - говорит дипак м. л, менеджер с convergys.трудовых конфликтов являются общими для большинства организаций.отсутствие межличностной коммуникации только ухудшает положение.важно помнить, что 55% смысла взаимодействие происходит от лица и язык тела и 38% поступают из вокальной интонации.только 7% взаимодействие смысл, происходит от слова сами по себе.так, пытаясь урегулировать конфликт на электронную почту или по телефону, зачастую является плохой идеей."коллега жаловался на другой коллега и скопировал руководству по почте.я был удивлён, что почтовый перевод на поток писем, предоставления и ищет объяснение.человек, который послал оригинал письма просто этажом выше того, кто является завершающим.мне пришлось сидеть с ними лично, чтобы урегулировать конфликт ", - говорит kailasam R, менеджер с Lufthansa авиакомпании.ваш стиль общения, многое говорит о вас как профессионала.по словам ральф уолдо эмерсон, вы всегда в рамках рассмотрения окружающих тебя людей, предоставления или отказа в вас очень высокой премии, когда вы меньше всего думал. "так что оставь комфорта и создать надежные отношения путем передачи кабинку, лицом к лицу.