Senior Administrative Assistant, FT

Senior Administrative Assistant, FTA (UNHCR)

Location : Kyiv, UKRAINE
Application Deadline : 06-Nov-15
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-5
Languages Required :
Expected Duration of Assignment : Fixed term appointment for 1 year with possible extension upon satisfactory performance

REFER A FRIEND APPLY NOW

Background

OPERATIONAL CONTEXT
The Senior Administrative Assistant normally has no direct supervisory functions though it rests upon the supervisor of the post to make time specific arrangements subject to a given situation. The incumbent will always function under direct supervision of a Senior Officer often Administrative Officer or Administrative/Finance Officer, who is required to monitor the performance of the incumbent and provide regular guidance. S/he may liaise with local suppliers and/or officials and/or Implementing Partners (IPs) on routine subject matters under the direction of the supervisor.

Duties and Responsibilities

Assist in interpreting and processing of entitlements, issuance of contracts and maintenance of various personnel records and files;
Attend meetings on day-to-day admin matters; administer the movement of UNHCR staff members and monitor their attendance records, leave plans, overtime and visa requirements;
Search office files and records relating to a variety of topics for information and reference.Select information and records in specified format or on the basis of general instructions for use by others in preparing reports, correspondence, technical papers, project or programme plans and general reference documents;
Assist in requisition of office supplies, equipment and arrange for distribution together with the appropriate inventory records;
Assist in administrative formalities related to travel arrangements and issuance/ renewal of visas, licences, travel arrangements and other similar documents;
Draft correspondence and reports, as required, on general administrative or specialized tasks which may be of a confidential nature within the assigned area of responsibility; Type correspondence, documents and reports, some of which may be highly confidential;
Arrange appointments and maintain supervisor's calendar, receive visitors, place and screen telephone calls and answer queries with discretion; Keep lists of names, addresses and telephone numbers of ministers, government officials and members of the diplomatic corps;
Assist the management to organise and run UNHCR Office and Residential (wherever applicable) compounds;
Facilitate various official missions of UNHCR staff and other persons of concern to UNHCR;
Prepare attestations and certificates required by the staff members for signature of senior officer;
Assist in processing MIP and various other claims by UNHCR staff and other clients of UNHCR;
Any other responsibilities/functions deemed necessary or as delegated by the Head of the office and/or Supervisor in order to meet the level of the services in the organization.

Competencies

Managing Resources;
Analytical Thinking;
Planning and Organizing.

Required Skills and Experience

ESSENTIAL MINIMUM QUALIFICATIONS AND PROFESSIONAL EXPERIENCE REQUIRED
Completion of Secondary education or equivalent technical or commercial school with certificate/training in Business Administration, Finance, Office Management, Human Resources or other related field;
Minimum 5 years of job experience relevant to the function;
Computer skills (MS office and People Soft applications).
LANGUAGE:
Fluency in English, Ukrainian and Russian.
DESIRABLE QUALIFICATIONS & COMPETENCIES:
Knowledge in UNHCR Admin and financial rules, procedures and processes;
Knowledge and working experience of MSRP (Peoplesoft);
Completion ofUNHCR learning programmes or specific training relevant to functions of the position.
Application Instructions:
Interested applicants should forward the UN personal history form
(P-11) with a covering letter in English explaining their interest in the position to the:
e-mail: [e-mail]
by indicating the post title and position number they are applying for in the subject line.
UN personal history form (P-11) may be loaded at http://unhcr.org.ua/attachments/article/72/P_11.doc
External candidates must be legally present in Ukraine at the time of application, recruitment and hire.
Only short-listed applicants will be contacted, no late applications will be accepted. Engagement is needed immediately.
UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing, training or any other fees).

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Результаты (русский) 1:

Senior Administrative Assistant, FTA (UNHCR)Location : Kyiv, UKRAINEApplication Deadline : 06-Nov-15Type of Contract : FTA LocalPost Level : GS-5Languages Required :Expected Duration of Assignment : Fixed term appointment for 1 year with possible extension upon satisfactory performanceREFER A FRIEND APPLY NOWBackgroundOPERATIONAL CONTEXTThe Senior Administrative Assistant normally has no direct supervisory functions though it rests upon the supervisor of the post to make time specific arrangements subject to a given situation. The incumbent will always function under direct supervision of a Senior Officer often Administrative Officer or Administrative/Finance Officer, who is required to monitor the performance of the incumbent and provide regular guidance. S/he may liaise with local suppliers and/or officials and/or Implementing Partners (IPs) on routine subject matters under the direction of the supervisor.Duties and ResponsibilitiesAssist in interpreting and processing of entitlements, issuance of contracts and maintenance of various personnel records and files;Attend meetings on day-to-day admin matters; administer the movement of UNHCR staff members and monitor their attendance records, leave plans, overtime and visa requirements;Search office files and records relating to a variety of topics for information and reference.Select information and records in specified format or on the basis of general instructions for use by others in preparing reports, correspondence, technical papers, project or programme plans and general reference documents;Assist in requisition of office supplies, equipment and arrange for distribution together with the appropriate inventory records;Assist in administrative formalities related to travel arrangements and issuance/ renewal of visas, licences, travel arrangements and other similar documents;Draft correspondence and reports, as required, on general administrative or specialized tasks which may be of a confidential nature within the assigned area of responsibility; Type correspondence, documents and reports, some of which may be highly confidential;Arrange appointments and maintain supervisor's calendar, receive visitors, place and screen telephone calls and answer queries with discretion; Keep lists of names, addresses and telephone numbers of ministers, government officials and members of the diplomatic corps;Assist the management to organise and run UNHCR Office and Residential (wherever applicable) compounds;Facilitate various official missions of UNHCR staff and other persons of concern to UNHCR;Prepare attestations and certificates required by the staff members for signature of senior officer;Оказывать помощь в обработке ПМС и различных других претензий сотрудников УВКБ и других клиентов, УВКБ;Любые другие обязанности/функции считаются необходимыми или как делегированных руководителем бюро и/или руководитель для того, чтобы соответствовать уровню услуг в Организации.КомпетенцииУправление ресурсами;Аналитическое мышление;Планирование и организация.Необходимые навыки и опытОСНОВНЫЕ МИНИМАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОПЫТА, НЕОБХОДИМЫХЗавершения среднего образования или эквивалентных технической или коммерческой школы с сертификат/обучение в области делового администрирования, финансов, управления, людских ресурсов или другие соответствующие области;Минимум 5 лет опыта работы, соответствующие функции;Навыки работы на компьютере (MS office и люди мягкие приложений).ЯЗЫК:Свободное владение английским, украинским и русским.ЖЕЛАТЕЛЬНО, квалификации и компетенции:Знания в УВКБ администратора и финансовых правил, процедур и процессов;Знания и опыт работы ПОУС (Peoplesoft);OfUNHCR завершение обучения программы или специальную подготовку соответствующих функций позиции.Инструкция по применению:Заинтересованные кандидаты должны пересылать формы личной истории ООН(P-11) с сопроводительным письмом на английском языке, объясняя их заинтересованность в позиции:e-mail: [e-mail]указав номер пост титул и место они обращаются за в строке темы.Форма личной истории ООН (P-11) может быть загружен на http://unhcr.org.ua/attachments/article/72/P_11.docExternal candidates must be legally present in Ukraine at the time of application, recruitment and hire.Only short-listed applicants will be contacted, no late applications will be accepted. Engagement is needed immediately.UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing, training or any other fees).UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Результаты (русский) 2:

Старший помощник по административным вопросам, открыто (УВКБ) Адрес: г. Киев, УКРАИНА срок подачи заявок: 06-ноя-15 Тип контракта: ЗСТ Местное сообщение Уровень: ОО-5 Языки обеспечение: Ожидаемая продолжительность задания: Срочный назначение в течение 1 года с возможностью продления на удовлетворительном исполнении Приведи друга ПОДАТЬ ЗАЯВКУ История вопроса оперативный контекст Старший помощник по административным вопросам обычно не имеет прямых надзорных функций, хотя она опирается на руководителя поста, чтобы время конкретные механизмы подлежат данной ситуации. Действующий всегда будет функционировать под непосредственным руководством старшего сотрудника по административным вопросам часто или Административная / финансовым вопросам, который обязан контролировать работу действующего президента и обеспечить регулярное руководство. Он / она может поддерживать связь с местными поставщиками и / или должностных лиц и / или партнеров-исполнителей (КП) на обычных вопросов, подлежащих под руководством научного руководителя. Обязанности Оказание помощи в интерпретации и обработки прав, выдача контрактов и технического обслуживания персонала различных записи и файлы; присутствовать на заседаниях по изо дня в день вопросов администратора; управлять движением сотрудников УВКБ и контролировать их рекорды посещаемости, оставьте планы, сверхурочные и визовые требования; Поиск офисные файлы и записи, относящиеся к различным темам для информации и информации reference.Select и записей в указанном формате или на основе общего Инструкции для использования другими в подготовке докладов, переписка, технические документы, проекта или программы планы и общие справочные документы; Assist в заявку канцтоваров, оборудования и организовать для распространения вместе с соответствующими записями инвентаризации; Оказание помощи в административных формальностей, связанных с поездками договоренности и выдача / возобновление виз, лицензий, поездок и других аналогичных документов; Проект переписки и отчетов, а требуется, по общим административным или специализированных задач, которые могут быть конфиденциального характера в рамках назначенной зоне ответственности; Тип переписка, документы и отчеты, некоторые из которых могут быть весьма конфиденциальной; Организовать встречи и поддерживать календарь супервизора, принимать посетителей, место и экранные телефонные звонки и отвечать на запросы с усмотрению; Держите списки имен, адресов и телефонных номеров министров, правительственных чиновников и членов дипломатического корпуса; Assist управление для организации и проведения соединения УВКБ офисных и жилых (где это применимо); содействие в различные официальные миссии сотрудников УВКБ и другим заинтересованным лицам УВКБ; Подготовка аттестаты и свидетельства, необходимые сотрудникам для подписания старшего офицера; Оказание помощи в обработке MIP и различных других претензий со стороны сотрудников УВКБ и других клиентов УВКБ ООН; Любые другие обязанности / Функции считается необходимым или делегированы руководитель офис и / или руководитель для того, чтобы соответствовать уровню услуг в организации. Компетенции Управление ресурсами; Аналитическое мышление; планирование и организация. Необходимые навыки и опыт необходимый минимум квалификации и профессионального опыта, необходимых завершении среднего образования или эквивалентного технического или коммерческого училища с сертификатом / обучения в области делового администрирования, финансов, делопроизводства, людских ресурсов или другой смежной области; минимум 5 лет опыта работы соответствующей функции; Компьютерные навыки (MS Office и People Soft приложений). ЯЗЫК: Свободное владение английским, украинским и русский. желательно КВАЛИФИКАЦИИ И ЗНАНИЯ: Знание в УВКБ администратора и финансовых правил, процедур и процессов; знаниям и опытом работы в MSRP (Peoplesoft); Завершение ofUNHCR обучения программы или специальную подготовку, имеющие отношение к функциям положении. Инструкция по применению: Заинтересованные кандидаты должны направить персональный форма истории ООН (Р-11) с сопроводительным письмом на английском языке, объясняя свой ​​интерес в положении на: электронной почте: [e-mail]~~HEAD=pobj указав название должности и номер позиции они претендуете в строке темы . личная форма истории ООН (Р-11) могут быть загружены в http://unhcr.org.ua/attachments/article/72/P_11.doc~~pobj Внешние кандидаты должны быть на законных основаниях в Украине на момент подачи заявки, найма и прокат . Только в короткий список кандидаты будут связаться, нет конца приложения не будут приняты. Участие необходимо немедленно. УВКБ не взимает плату на любом этапе процесса найма (приложения, встречи интервью, обработки, подготовки или каких-либо других сборов). ПРООН стремится к достижению рабочей силы разнообразие в плане пола, национальности и культуры. Лица из групп меньшинств, коренных народов и лиц с ограниченными возможностями в равной степени предлагается подавать заявления. Все заявки будут рассматриваться с строжайшем секрете.

Результаты (русский) 3:

старший помощник по административным вопросам, зст (увкб)

расположение: киев, украина
крайний срок подачи заявок: 06-nov-15
типа договора: зст местных
уровня должности: оо - 5
требуемые языки:
ожидаемая продолжительность назначения: срочный контракт на один год с возможностью продления после удовлетворительного выполнения

ссылаются друг применяются в настоящее время

.


оперативной связистарший помощник по административным вопросам, как правило, не имеет прямого надзорных функций, хотя это зависит от руководителя от должности на время конкретных договоренностей с учетом конкретной ситуации.он всегда будут работать под непосредственным руководством старшего сотрудника по административным вопросам и часто сотрудника по административно - финансовым вопросам,кто должен контролировать работу этой должности и регулярно представлять руководящие указания.он может поддерживать связь с местными поставщиками и / или должностных лиц и / или партнерами - исполнителями (кп) по текущим вопросам под руководством руководителя.



функций и обязанностей, оказать помощь в толковании и обработки пособий,оформления контрактов и ведение личных дел сотрудников и файлов;
принять участие в совещаниях по повседневным admin вопросы; управлять движением сотрудников увкб, и следить за их посещаемости, планы отпусков, сверхурочные и визы;
поиск офисные файлы и отчеты по различным темам для информации и ссылок.выберите документации и информации в указанных формата или на основе общих инструкций для использования другими сторонами при подготовке докладов, переписку, технических документов, проекта или программы, планы и секретаря справочных документов;
помощь в соседнем канцелярских принадлежностей, оборудования и организовать для распространения наряду с надлежащей инвентарного учета;]помощь в административных формальностей, касающихся поездок и выдачи / продления виз, разрешений, поездок и других аналогичных документов;
проект корреспонденции и докладов, как это требуется, об общей административной или специальных задач, которые могут носить конфиденциальный характер в пределах района ответственности; вид корреспонденции, документов и докладов,некоторые из них могут быть весьма конфиденциальных;
договориться и поддерживать начальника, календарь, принимать гостей, и отвечать на телефонные звонки и ответить на вопросы, с полномочиями; списки имен, адресов и телефонов министров, государственных должностных лиц и членов дипломатического корпуса;]содействие управлению организовать и запустить увкб и жилых (при необходимости) соединений;
облегчения различных официальных поездок персонала увкб и других лиц, подмандатных увкб;
подготовить сертификаты и разрешения, требуемого персонала для подписания старшего сотрудника;
помощь в обработке пмс и ряд других претензий со стороны персонала увкб и других клиентов увкб;]любые другие обязанности / функции необходимости или в соответствии с распоряжением главы управления и / или руководителей в целях удовлетворения уровень услуг в организации.




навыков управления ресурсами; планирование и проведение аналитического мышления;


требуемые навыки и опыт.

основные минимальные требования и профессиональный опыт требуется:после завершения среднего образования или эквивалентных технических и коммерческих школе сертификат / учебную подготовку по вопросам управления, финансов, управления людских ресурсов, управления, или другие связанные с этим области;
минимум 5 лет опыта работы в соответствующих функций;
компьютерных навыков (MS Office и люди мягкие приложений).

свободное владение английским языком: украинский и русский.
желательно квалификации & качеств:
знаний в увкб администратора и финансовых правил, процедур и процессов;
знания и опыт работы поус ("PeopleSoft");
завершения программ обучения или подготовки ofunhcr соответствующие функции.
применение инструкции:
заинтересованные кандидаты должны направить оон личную анкету.(p-11) сопроводительное письмо на английском языке с изложением их заинтересованности в состоянии:
e - mail: вакансии @ увкб. org
с указанием должности и должности номер они применяют в строке темы.
оон личную анкету (p-11) может быть загружен на http: / / увкб. ua / вложения / article / 72 / p_11. док
внешних кандидатов должны быть юридически находятся в украине во время подачи заявлениянабор персонала и аренду.
лишь короткий список претендентов будет связаться, не поздно, заявки будут приниматься.участие необходимо немедленно.
увкб не взимает плату на любом этапе процесса набора персонала (заявления, интервью, обработки, подготовки или любых других сборов).

проон привержена достижению разнообразия рабочей силы в зависимости от пола, национальности и культуры.люди из групп меньшинств, коренного населения и инвалидов, также предлагается применять.все заявления будут рассматриваться в строжайшей тайне.