Getting staff to talk to each other

Getting staff to talk to each other ought to be the least of your problems, but internal communication can be one of the hardest nuts to crack in business.
"Communication comes up in every department. The repercussions of not communicating are vast," says Teo Theobald, co-author of "Shut up and Listen! The truth about how to communicate at work". Poor communication can be a purely practical problem.
Gearbulk, a global shipping business with branches around the world, faced language and geographical difficulties, as well as a huge amount of paperwork.With up to 60 documents per cargo, it was a logistical nightmare to track and monitor jobs, while tighter security regulations after 9/ 11 meant customs documents had to be ready before a ship was allowed to sail. Installing an automated system means data is now entered only once but can be accessed by anyone in the company, wherever they are.
"Reporting is faster by a matter of months," says Ramon Ferrer, Vice President of Global IT at Gearbulk. " An operational team carrying a voyage all the way across the world doesn't always have to be talking to each other - and we don't waste time duplicating the same information."
Given today's variety of communication tools, it seems strange that we still have a problem communicating. But the brave new world of high-tech can create barriers - senior managers hide behind their computers, staff use voice mail to screen calls, and employees sitting next to each other will send emails rather than speak.
"Managers should get up, walk round the office and talk to people," says Matt Rogan, Head of Marketing at Lane4, a leadership and communicatin consultancy. "Face to face communication can't be beaten." Theobold recommends checking e-mail only three times a day, allocating a set period of time to deal with it. "If you leave the sound on, the temptation is as great as a ringing phone. People will interrupt meetings to check their e-mails."
Another problem is simply hitting the "reply all" button, bombarding people with information. "We had unstructured data coming at staff from left, right and centre, leaving it up to individuals to sort out," says Gearbulk's Ferrer. "Our new system has reduced e-mails and changed the way people work. It will remind you about work flow."
Information overload also means people stop listening. But there may be a deeper reason why a message fails to get through, according to Alex Haslam, Professor of Psychology at Exeter University.
"Everyone thinks a failure to communicate is just an individual's error of judgement , but it's not about the person: it's about the group and the group dynamics, " he says. "Just training people to be good communicators isn't the issue." The problem is that employees develop common loyalties that are far stronger than the neeed to share information. This can even extend to questions of safety. In the mid-1960s there were a lot of light air crashes in Australia because the two government departments responsible for air safety weren't communicating," says Haslam. "The government was trying to save money and both groups felt threatened. The individuals were highly identified with their own organisation and unwilling to communicate with the other department."
A company is particularly at risk when cost-cutting is in the air. Individuals withdraw into departamental loyalties out of fear. Sending such people on yet another "how to communicate" course will be pointless. Instead, Haslam believes that identifying the sub-groups within an organisation and making sure each group feels valued and respected can do far more to encourage the sharing of information. The key to communication. he says, is trust.

Результаты (армянский) 1:

Getting աշխատակիցներին խոսել միմյանց հետ պետք է լինի, որ գոնե ձեր խնդիրների, սակայն ներքին շփումը կարող է լինել մեկը, դժվարին ընկույզ է ճեղք բիզնեսում.
«Կապը գալիս մինչեւ ամեն բաժանմունքում. Հետեւանքները չեն շփվելու են ճնշող», - ասում է Teo Theobald, համահեղինակ, «Shut up եւ լսել! Ճշմարտությունն այն մասին, թե ինչպես պետք է շփվել աշխատանքի»: Վատ հաղորդակցությունը կարող է լինել զուտ գործնական խնդիր է.
Gearbulk, գլոբալ առաքման բիզնես մասնաճյուղերի ամբողջ աշխարհում, կանգնած լեզվի եւ աշխարհագրական դժվարություններին, ինչպես նաեւ հսկայական paperwork.With մինչեւ 60 փաստաթղթերի մեկ բեռ, որ դա եղել է նյութատեխնիկական մղձավանջ է հետեւելու եւ վերահսկելու աշխատատեղեր, իսկ tighter անվտանգության կանոնակարգերի հետո 9/11 միտված մաքսային փաստաթղթերը պետք է պատրաստ լինի մինչեւ նաւը թույլատրվում է վարել: Installing ավտոմատացված համակարգ նշանակում տվյալներն այժմ մտել է միայն մեկ անգամ, բայց կարող է լինել հասանելի է դարձնում ընկերության, որտեղ էլ նրանք լինեն:
«Հաշվետու ավելի արագ է մի քանի ամսում», - ասում է Ramon Ֆերրերը փոխնախագահ համաշխարհային ՏՏ ժամը Gearbulk: «An գործառնական թիմը տանում մի ճանապարհորդություն բոլոր ճանապարհ ամբողջ աշխարհում միշտ չէ, որ պետք է խոսել միմյանց, եւ մենք չենք վատնել ժամանակ կրկնօրինակելով նույն ինֆորմացիան»:
Հաշվի առնելով այսօրվա բազմազանությունը հաղորդակցման գործիքների, որ թվում է, տարօրինակ է, որ մենք դեռեւս խնդիր ունենք շփվելու: Սակայն քաջ նոր աշխարհ բարձր տեխնոլոգիաների կարող եք ստեղծել խոչընդոտները - ավագ ղեկավարները թաքցնում են իրենց համակարգիչների, անձնակազմի օգտագործման ձայնային փոստ էկրանին զանգեր, եւ աշխատակիցները նստած կողքին միմյանց նամակներ ուղարկել, այլ ոչ թե խոսել:
»մենեջերը պետք է ստանալ մինչեւ, շրջել որ գրասենյակը եւ խոսել մարդկանց », - ասում է Matt Rogan պետ մարքեթինգի Lane4, մի ղեկավարությունը եւ communicatin խորհրդատվություն: «Դեմ առ դեմ հաղորդակցության չի կարելի ծեծել»: Theobold խորհուրդ է տալիս էլեկտրոնային փոստերը ստուգելու ընդամենը երեք անգամ մեկ օր, հատկացնելու սահմանված ժամկետում զբաղվել դրա հետ: «Եթե դուք թողնում ձայնը վրա, գայթակղությունը, որ մեծ է զանգի հեռախոսով Մարդիկ կընդհատի հանդիպումներ ստուգել իրենց էլեկտրոնային փոստի հասցեները»:
Մյուս խնդիրը պարզապես հարվածում է «պատասխանել բոլորին» կոճակը, bombarding մարդկանց տեղեկատվություն: «Մենք ունեինք Unstructured տվյալները գալիս է աշխատակիցների ձախից, աջ եւ կենտրոնից, թողնելով այն մինչեւ անհատների տեսակավորելու դուրս», - ասում է Gearbulk ի Ferrer: «Մեր նոր համակարգը նվազել էլեկտրոնային նամակներ եւ փոխել ճանապարհը մարդիկ աշխատում: Դա կլինի հիշեցնել ձեզ մոտ աշխատանքի հոսքի»:
Տեղեկատվական ծանրաբեռնված նաեւ նշանակում է, որ մարդիկ դադարում լսում: Բայց կարող է լինել ավելի խորը պատճառը հաղորդագրությունը չի կարողանում ստանալ միջոցով, ըստ Ալեքս Haslam, հոգեբանության պրոֆեսոր Exeter համալսարանի:
«Բոլորն էլ կարծում է, որ ձախողում է շփվել է միայն անհատի սխալ է դատաստանի, բայց դա ոչ թե անձի մասին: Դա մասին խմբի եւ խմբի դինամիկայի », - ասում է նա: «Պարզապես վերապատրաստման մարդկանց լինել լավ communicators չէ հարցը»: Խնդիրն այն է, որ աշխատակիցներն զարգացնել ընդհանուր հավատարիմ, որոնք շատ ուժեղ է, քան neeed կիսել տեղեկատվությունը: Սա կարող է նույնիսկ տարածվում հարցերին անվտանգության. Իսկ 1960-ականների կեսին կային շատ թեթեւ օդային crashes է Ավստրալիայում, քանի որ երկու կառավարական գերատեսչությունները, որոնք պատասխանատու են օդի անվտանգության չեն հաղորդակցվել », - ասում է Haslam.« Կառավարությունը փորձում էր փրկել գումար եւ երկու խմբերն զգում սպառնացել: Այն անձինք բարձր նույնացնել իրենց սեփական կազմակերպության եւ ցանկանում է շփվել մյուս բաժնի «
Ընկերությունը հատկապես վտանգի տակ, երբ ծախսերի կտրում է օդում: Անհատները դուրս եկավ departamental հավատարմության վախից. Ուղարկում այդպիսի մարդիկ եւս մեկ« թե ինչպես կարելի է շփվել "դասընթացը կլինի անիմաստ է: Փոխարենը, Haslam կարծում է, որ բացահայտելով ենթախմբեր կազմակերպության ներսում եւ կատարելու համոզված է, յուրաքանչյուր խումբ զգում գնահատվում եւ հարգված կարող է անել շատ ավելի է խրախուսել փոխանակմանը տեղեկատվության. բանալին կապի. նա ասում է, է վստահությունը: