When the buyer’s order is received

When the buyer’s order is received by the manufacturer it is acknowledged by letter or postcard. The order is then passed for execution - by the Sales Manager and his department - and the work of packing the order begins. As many of the manufacturer’s departments, such as Sales, Accounts, Despatch, etc., must have details of the order, there is much paper-work to be done. The modern practice of using one kind of printed form with copies in different colours sent to the different departments saves a great deal of time. One of these copies is used by the accounts department as the invoice, which is considered to be an important document in the export trade.

The commercial invoice will contain the details of the customer’s name, goods ordered, order number, terms and prices of the various items ordered. It may be required by banks, export/import agents, shipping companies, customs authorities, and consulates.

The invoice is sent to the customer by post, or through an agent or a bank. In the case of a single transaction, payment is executed either before delivery or on delivery of the goods. Such kind of payment is called payment on invoice.

But if the customer has an open account with the seller, the latter will keep a record of all invoices sent out to the buyer and once a month (or once a quarter) he will send an account of all the goods shipped and payments received during the period. This document is called the statement, and the method of paying - payment on statement.

Below see the formulas used in letters while sending the invoice or statement (1, 2, 3) and notifying payment of account (4, 5):

1. We have pleasure in inclosing our invoice to the amount of $250,000 covering the first consignment per S.S. Santa Monica.

2. With this letter we are sending you a statement for January, February and March totalling $...

3. A copy of the invoice is enclosed. The shipping documents will be handed to you by the Russian Bank against settlement of the amount shown.

4. We have pleasure in sending you enclosed our cheque for $...

5. Thank you for the pro-forma invoice. We accept your price and are making immediate payment to our bank, who will notify you of the credit in due course.

Sometimes it happens in the export trade that an account is not paid when due. A customer may run into a period of bad trade or delays may be caused by customs regulations in his country. A wise buyer will advise his supplier of any such situation and try to get concession from him. If he does not, an account becomes overdue, and the seller will have to ask for payment.

If a firm decides to send a letter requesting payment, the style of it will depend upon the type of customer to whom it is meant; how long overdue; whether there were such cases before; how valuable the business is, etc. A first request should be friendly in tone and show neither annoyance nor any doubt about the buyer’s intention to pay like in the following letter:

Dear Sirs,

As we have always received your payments punctually, we are puzzled to inform you that we have had neither remittance nor report from you in connection with our current statement of 17 June.

Результаты (русский) 2:

Когда заказ покупателя принимается изготовителем это подтверждается письмом или открыткой. Порядок затем передается для исполнения - от менеджера по продажам и его отдела - и работа упаковки порядок начинается. Как многие из отделов завода - изготовителя, например, продаж, счета, депешу и т.д., должны быть детали заказа, есть много бумаги работы предстоит сделать. Современная практика использования одного вида печатной формы с копиями в разных цветах , посланных в разных отделах экономит много времени. Одна из этих копий используется бухгалтерией как счета - фактуры, который считается важным документом в экспортной торговле. Коммерческий счет - фактура будет содержать детали имя клиента, заказанный товар, номер заказа, сроки и цены на различные элементы упорядочены. Это может потребоваться банками, экспорт / импорт агентов, судоходных компаний, таможенных органов и консульств. Счет отправляется клиенту по почте, или через агента или банка. В случае одной сделки, оплата производится либо перед поставкой или на поставки товаров. Такой вид оплаты называется оплата при получении счета - фактуры. Но если у клиента есть открытый счет с продавцом, последний будет вести учет всех счетов - фактур , разосланных покупателя и один раз в месяц (или один раз в квартал) , он пошлет учет всех отгруженных товаров и платежи , полученные в течение периода. Этот документ называется заявление, а также способ оплаты - оплата при получении заявления. Ниже см формулы , используемые в письмах , при отправке счета - фактуры или заявление (1, 2, 3) и уведомления оплаты счета (4, 5): 1. Мы имеем удовольствие в вмещающих наш счет - фактуру на сумму $ 250 000 , покрывающей первую партию за СС Санта - Моника. 2. С этим письмом мы посылаем вам выписку за январь, февраль и март на общую сумму ... 3. Копия счета - фактуры прилагается. Судоходные документы будут переданы вам Российским банком против урегулирования суммы , указанной. 4. Мы имеем удовольствие в отправке вы вложили наш чек на $ ... 5. Спасибо за проформы счета - фактуры. Мы принимаем вашу цену и делаете немедленную оплату в наш банк, который уведомляет вас кредита в установленном порядке. Иногда это происходит в экспортной торговле , что счет не выплачивается при наступлении срока платежа. Клиент может работать в период плохой торговли или задержки могут быть вызваны таможенных правил в его стране. Мудрый покупатель советовать своему поставщику любой такой ситуации и попытаться получить уступки от него. . Если он этого не делает, счет становится просроченной, а продавец должен будет просить оплаты Если фирма принимает решение направить письмо с требованием оплаты, стиль его будет зависеть от типа клиента, которому он предназначен; как давно; существуют ли такие случаи раньше; насколько ценным бизнес и т.д. Первый запрос должен быть дружественным тоном и показать ни досады , ни каких - либо сомнений относительно намерений покупателя платить , как в следующем письме: Уважаемые господа, Как мы всегда получали ваши платежи пунктуально, мы озадачены чтобы сообщить вам , что мы не имели ни денежный перевод , ни сообщать от вас в связи с нашим текущим заявлении от 17 июня.

Результаты (русский) 3:

когда заказ покупателя получено изготовителем признается, письмо или открытку.приказ пропускается для исполнения - менеджер по продажам и его департамент - и работа для упаковки, начинается.как многие из заводской департаментов, таких, как продаж, счета, отправки и т.д., должны иметь информацию о целях, есть много бумажной работы.современная практика использования одного типа в печатном виде копии в различных цветах, направлять в различных департаментов экономит немало времени.один из этих копий используется бухгалтерия, счета - фактуры, который считается важным документом в экспорте.счет - фактура, будет содержать подробную информацию о имя заказчика, заказанного товара, номер заказа, условия и цены на различных пунктов приказа.это может потребоваться банками, экспорт / импорт агентов, судоходных компаний, таможенными органами, и консульств.счет - фактура посылаются клиенту по почте или через агента, или банк.в случае одной транзакции, оплата осуществляется либо до родов или о сдаче груза.такой вид оплаты называется оплаты по счетам.но если клиент может открыть счет с продавцом, ему будут регистрировать все счета разослан для покупателя и раз в месяц (или один раз в квартал) он пошлет счета всех поставленных товаров и платежи, полученные в течение периода.в настоящем документе называется заявление, и способ оплаты - выплаты по заявлению.ниже смотрите формулы, используемые в письмах, при этом счете или заявление (1, 2, 3) и уведомления оплаты счета (4: 5)1.мы с удовольствием inclosing наши счета на сумму 250 тысяч долларов за первую партию на судне санта - моника.2.с этим письмом мы направляем вам заявление за январь, февраль и март на общую сумму.3.копию счета - фактуры прилагается.транспортные документы будут переданы вам российского банка в отношении урегулирования, показанному.4.мы с удовольствием отправим вас к нашему чек на $.5.спасибо за счет - проформа.мы принимаем ваши цены и добиваются немедленной оплаты на наш банк, который будет уведомлять вас кредит в надлежащее время.иногда это случается в экспорте, что информация не выплачивается в срок.клиент может впасть в период плохой торговли или задержки могут быть вызваны таможенных правил в его стране.мудрый покупатель будет консультировать его поставщиком любой подобной ситуации и попытаться получить уступки с его стороны.если он не, отчет просрочки, и продавец будет просить для оплаты.если компания решит направить письмо с требованием оплаты, стиль, будет зависеть от типа клиента, которому он должен, как давно; существуют ли такие дела, как ценный бизнес и т.д. первая просьба должна быть дружелюбным тоном и показать ни раздражения, ни каких - либо сомнений покупателя намерен платить, как в письмо следующего содержания:уважаемые господа,как мы всегда получали свои платежи вовремя, мы озадачены тем, сообщить вам, что мы не денежных переводов, ни от вас доклад в связи с нашей нынешней заявление от 17 июня.