Electronic Document Management Syst

Electronic Document Management System
The beauty of an Electronic Document Management System
Introduction -
In this report we try to relate two rather abstract terminologies, one being Beauty and the other being Electronic Document Management Systems. We try to analyse Electronic Document Management Systems based on some of the questions raised in the Leverhulme Beauty definition. We'll first start with a brief discussion of what Electronic Document Management is, why we need a system in place to implement it, and in the process we shall be answering the first question which talks about ‘What do you mean by Beauty' ? Beauty is “the quality that gives pleasure to the mind or senses and is associated with such properties as harmony of form or color, excellence of artistry, truthfulness, and originality.” [7]

As we can see from that definition, that beauty is a quality which gives pleasure to our mind and can be associated with artistic properties as well. Electronic Document Management is a form of Database Management System and any form of database management is an art in itself. So this is where beauty crosses its lines and shares the same territory with an Electronic Document Management System, besides it's a new concept and something original, which again is a property of beauty.

What is an Electronic Document Management System?
Electronic document management systems (EDMS) are meant to provide support throughout the life cycle of a document. They deal with management of information that is stored in form of documents. Information here could include data and any combination of text, graphics, voice, images, and video. EDM systems consist of different technologies such as digital imaging, document management, workflow, document input, CD and optical storage, groupware, electronic publishing and intranets, records management, and search and retrieval. [2]

Various combinations of these technologies can be brought together to come up with new and highly efficient systems for information management. Electronic Document Management Systems combine multiple software applications in order to provide a common interface to them through the desktop in a way which acts as an excellent solution for the everyday document-keeping problems. [2]

In general, all currently available EDMS technologies are concerned with the same thing—managing document based information. These documents can be defined as segments of digital information with a particular start point and an end point which can be accessed and used by any person authorized to do so. They may be represented through vivid formats, such as alphanumeric text, vector data, spreadsheets and databases, graphics, moving images, and audio data. Regardless of format, documents serve the purpose of conveying information. [2]

Basic components of electronic document management systems-

Having briefly discussed what Electronic Document Management Systems are all about lets now focus our attention on the basic components of an EDMS. Let's recall the definition of beauty; it said that beauty “…is associated with such properties as harmony of form or color, excellence of artistry, truthfulness, and originality.” Similarly an EDMS also has certain basic properties or components which we discuss next.

* Document Repository
All EDM systems need to have a document repository. This is where the system stores documents that are under its management. Most commonly the document repository will be on the hard disk of a networked server. [4]

The document repository could be in just one location on one particular server or could be distributed across many different servers. Hence, the repository should be a central store for all the documents in the organization, allowing users to retrieve them from the repository via the search and retrieval or browsing functionality. [3]

The core idea of having a document repository could fail if users in the organization do not place documents in the repository when they are created. However, a properly implemented EDM system would ensure that documents are placed in the repository on creation. This could be achieved if users are allowed to save documents to the repository only and, possibly, not permitted to save documents to their local hard drives or other network locations, these features being disabled at the desktop application level. [3]

For example, the Save functionality in a word processor, spreadsheet, or any other desktop application software could be cond to allow saving to the EDMS document repository only, which leads to another area of functionality known as Integration with Desktop Applications.

Besides an EDM system having a document repository, the system would also use a database of some kind to store information about the documents. This is often referred to as metadata.

* Folder Structures
The EDM system should allow a system administrator to set up and maintain an organized folder structur

Результаты (русский) 1:

Система электронного документооборотаКрасота системы электронного управления документамиВведение-В этом докладе, который мы стараемся связать два довольно абстрактной терминологии, из которых красота и другой системы электронного документооборота. Мы стараемся анализировать электронные системы управления документами, на основе некоторых из вопросов, поднятых в определении Леверхульме красоты. Сначала мы начнем с краткого обсуждения о том, что электронный документооборот, почему нам нужна система, в целях его осуществления, и в процессе мы должны ответить на первый вопрос, который говорит о «Что ли вы подразумеваете под красоты»? Красота является «качество, которое дает удовольствие ума или чувства и связаны с такими свойствами, как гармония формы или цвета, превосходство артистизм, правдивость и оригинальность». [7]Как мы видим из этого определения, что красота – это качество, которое доставляет удовольствие на наш ум и может быть связан с художественными свойствами, а также. Электронное управление документами является формой системы управления базами данных и любая форма управления базами данных является искусство само по себе. Так что это, где красота пересекает ее линии и разделяет же территории системы электронного управления документами, Кроме того это новая концепция и что-то оригинальное, который снова является свойством красоты.Что такое электронная система управления документами?Системы электронного документооборота (EDMS) предназначены для оказания поддержки на протяжении всего жизненного цикла документа. Они касаются управления информацией, которая хранится в виде документов. Информация может включать данные и любое сочетание текста, графики, голоса, изображения и видео. EDM системы состоят из различных технологий, таких как цифровая обработка изображений, Управление документами, Рабочий процесс, ввод документов, CD и оптических хранения, groupware, электронные публикации и Интранет, управление записями и поиска и поиска. [2]Различные комбинации этих технологий могут быть привлечены вместе, чтобы придумать новые и высокоэффективных систем управления информацией. Системы электронного документооборота сочетают в себе несколько программных приложений для того, чтобы предоставить общий интерфейс для них через рабочий стол в путь, который действует как отличное решение для повседневных проблем документа по поддержанию. [2]В общем, все в настоящее время имеющиеся технологии EDMS обеспокоены то же самое — управление на основе информации. Эти документы могут быть определены как сегменты цифровой информации с определенной начальной точкой и конечной точки, которые могут быть доступны и использоваться любым лицом, уполномоченным на. Они могут быть представлены через яркие форматы, такие как буквенно-цифровой текст, векторных данных, электронных таблиц и баз данных, графики, движущихся изображений и аудио данных. Независимо от формата документы служат для передачи информации. [2]Основные компоненты электронного документооборота управления систем-Кратко обсудив электронные системы управления документами являются позволяет теперь сосредоточиться наше внимание на основных компонентах СЭД. Вспомним определение красоты; Он сказал, что красота «.. .is, связанные с такими свойствами, как гармония формы или цвета, превосходство артистизм, правдивость и оригинальность.» Аналогичным образом EDMS также имеет некоторые основные свойства или компоненты, которые далее мы обсудим.* Репозиторий документовВсе модели EDM системы необходимо иметь хранилище документов. Это где система хранит документы, которые находятся под его руководством. Наиболее часто будет хранилище документов на жестком диске сетевого сервера. [4]Репозиторий документов может быть в одном месте на одном конкретном сервере или могут быть распределены на нескольких разных серверах. Таким образом хранилище должно быть центральное хранилище для всех документов в Организации, позволяя пользователям извлекать их из репозитория посредством поиска и поиска или просмотра функциональности. [3]Основная идея иметь хранилище документов может завершиться ошибкой, если пользователи в Организации не помещать документы в хранилище при их создании. Однако правильно реализована система EDM обеспечит, что документы помещаются в репозиторий по созданию. Этого можно достичь, если пользователи могут сохранять документы в репозиторий только и, возможно, не разрешается сохранять документы на их локальных жестких дисков или других сетевых расположений, эти функции, инвалидов на уровне настольных приложений. [3]Например, функция сохранения в текстовый процессор, электронную таблицу или любое другое программное обеспечение настольного приложения может быть cond чтобы разрешить сохранение в хранилище документов EDMS только, что приводит к другой области функциональности, известной как интеграция с приложениями рабочего стола.Кроме того, система EDM, имеющих хранилище документов система будет также использовать базу данных о какой-то для хранения сведений о документах. Это часто называют метаданными.* Папки структурыМодель EDM система должна позволять системному администратору создать и поддерживать организованной папку structur

Результаты (русский) 2:

Электронная система управления документами
Красота электронного управления документами системы
Введение -
В этом докладе мы пытаемся связать две довольно абстрактные терминологий, один из которых другие являющиеся системами управления документами Электронные Красота и. Мы пытаемся проанализировать систем электронного документооборота на основе некоторых из вопросов , поднятых в определении Леверулм красоты. Сначала мы начнем с краткого обсуждения того , что такое управление электронными документами, поэтому нам необходима система на месте для его реализации, и в этом процессе мы будем ответить на первый вопрос , который говорит о "Что ты имеешь в виду красоты"? Красота "качество , которое доставляет удовольствие разума или чувств и связано с такими свойствами , как гармония формы или цвета, совершенство артистизм, правдивость и оригинальность». [7]

Как видно из этого определения, что красота качество , которое доставляет удовольствие нашему уму и может быть связано с художественными свойствами , а также. Управление электронными документами является одной из форм системы управления базами данных и любые формы управления базами данных является искусством само по себе. Так вот где красота пересекает его линии и разделяет ту же территорию с электронной системы управления документацией, к тому же это новая концепция , и что - то оригинальное, что опять - таки является свойством красоты.

Что такое система управления электронными документами?
Электронные системы управления документами (СЭД) призваны обеспечить поддержку на протяжении всего жизненного цикла документа. Они имеют дело с управлением информацией, которая хранится в виде документов. Информация здесь может включать в себя данные и любую комбинацию текста, графики, голоса, изображений и видео. Системы EDM состоят из различных технологий , таких как цифровой обработки изображений, управления документами, документооборота, ввод документов, CD и оптических носителях, групповой работы, электронные издания и интранет, управление записями, а также поиск и получение информации . [2]

Различные комбинации этих технологий могут быть объединены , чтобы придумать новые и высокоэффективные системы для управления информацией. Системы управления документами Электронные объединить несколько программных приложений , с тем чтобы обеспечить общий интерфейс к ним через рабочий стол таким образом , который действует как отличное решение для повседневных задач документа по поддержанию. [2]

В целом, все доступные в настоящее время технологии EDMS касаются того же документа на основе информации управления вещь. Эти документы могут быть определены как сегменты цифровой информации с определенной начальной точкой и конечной точкой , которая может быть доступна и использоваться любым лицом , уполномоченным на это. Они могут быть представлены через яркие форматы, такие как буквенно - цифрового текста, векторных данных, электронными таблицами и базами данных, графики, движущихся изображений и звуковых данных. Вне зависимости от формата, документы служат для передачи информации. [2]

Основные компоненты электронного управления документами Systems-

После кратко обсудили , какие системы управления документами Электронные все о позволяет в настоящее время сосредоточить внимание на основных компонентах в ЭСУД. Давайте вспомним определение красоты; он сказал , что красота "... связана с такими свойствами , как гармония формы или цвета, совершенство артистизм, правдивости и оригинальностью." Точно так же СУЭД также имеет определенные основные свойства или компоненты , которые мы обсудим в следующем.

* Document Repository
Все EDM системы должны иметь хранилище документов. Это где система хранит документы , которые находятся под его управлением. Чаще всего это хранилище документов будет находиться на жестком диске сетевого сервера. [4]

хранилище документов может быть только в одном месте на одном конкретном сервере или может быть распределен во многих различных серверах. Следовательно, хранилище должно быть централизованное хранилище для всех документов в организации, что позволяет пользователям извлекать их из хранилища с помощью поиска и поиска или функции просмотра. [3]

Основная идея иметь хранилище документов может потерпеть неудачу , если пользователи в организации не размещать документы в хранилище при их создании. Однако правильно реализованная система EDM будет гарантировать , что документы помещаются в хранилище по созданию. Это может быть достигнуто , если пользователи могут сохранять документы только в хранилище и, возможно, не разрешается сохранять документы в их локальных жестких дисках или в других местах сети, эти функции быть отключены на уровне настольных приложений. [3]

Например, функциональность Сохранить в текстовый процессор, электронные таблицы, или любого другого настольного приложения программного обеспечения может быть конд , чтобы позволить экономить только хранилище документов СУЭД, что приводит к другой области функциональности , известной как интеграции с настольными приложениями.

Кроме того , система EDM , имеющей хранилище документов, система также будет использовать базу данных какой - то хранить информацию о документах. Это часто называют как метаданные.

* Папка Структуры
Система EDM должна позволять системному администратору устанавливать и поддерживать организованную Структур папку