LETTERS AND DOCUMENTSSecretaries wr

LETTERS AND DOCUMENTS

Secretaries write all kinds of letters for their boss, sometimes on their own initiative and at other times from dictation. However, the single most important letter is the one which gets them the job: letter of application, accompanied by a curriculum vitae/resume (Am). It is courteous to add a follow-up letter if your first letter resulted in an interview. We will start with these letters.
LETTERS OF APPLICATION are written to a prospective employer or, some-times, to an employment agency. Their primary purpose is to obtain an interview, but the letter also gives the employer an example of your communication skills and creates the first impression. Most applications are written in response to an advertisement for a specific job. Study the advertisement carefully and find out as much as you can about the organization to which you are applying. Make your letter the one that will be remembered when read. Be confident, enthusiastic and show that you have the qualifications necessary for the position. Your letter should be neat, well spaced and free of mistakes.
RESUMES/CURRICULA VITAE (CV) summarize work experience and qualifications. They allow the employer to see at a glance the extent of the applicant's education, training and practical experience. Like letters of applica-tion, they are designed to arouse the employer's interest and to lead to an interview.
Follow-up letters are not essential, but it is courteous to write one after an interview. The letter should thank the person you met for giving you the interview, and let him or her know that you find the job attractive. A skillful letter would pick up a point made at the interview and expand on it, as though the conversation were still continuing. The follow-up letter is usually written within a day or two of the interview. It is not a bad idea to restate your strongest qualifications, but do it subtly: overstatement can produce too strong a tone.
The standard letters generated for most manufacturing and service jobs break down as follows:
1 letters of inquiry, replies;
2 memos (memoranda), transmittals;
3 letters of complaint, positive and negative responses to complaints;
4 sales letters, orders and invoices;
5 requests for credit references, responses granting credit and refusing to grant credit;
6 statements/collection letters, follow-up collection letters.
Then there is the preparation and presentation of reports drafted by the boss, either written by hand, or dictated. Graphs and charts may also need to be prepared.
A LETTER OF INQUIRY is written to obtain information or to make a request. J A direct inquiry asks a company about its products or services. Be precise and polite in explaining what you need in the opening.
REPLIES. Good business and common courtesy require that you answer all letters even if you are unable to provide the information requested. Response letters should answer all questions as completely as possible and be sent without delay. Prepare your responses carefully.
A MEMO (RANDUM) is a note sent within a company. They range from the two-line note calling a meeting or passing on a telephone message, for example, to informal reports. Memos differ from letters by having the courtesies at the top of the page (To:, From:, Re:, Date:). Signatures may not be required. As with letters, memos provide people with a record for future references and the secretary will normally file copies.
A TRANSMITTAL should always be attached when you send information or material. A transmittal simply identifies what you are sending and gives your reason for sending it. Transmittals achieve two goals:
(1) they let the reader know that he/she has received everything you have sent along with specific instructions concerning what to do with it,
(2) they provide a record of where and when the material was sent and determine who is responsible for its care.
Always keep a copy of the transmittal for your files.
A LETTER OF COMPLAINT/CLAIM LETTER is written, so that the seller of goods and services will know that something has gone wrong and will take steps to correct the situation. Before you write a complaint, however, you might try to solve the situation by telephone. If the situation is a simple one and the solution is obvious, a phone call will probably bring the fastest results. If that fails or if the problem is complex, a letter is the most effective response.
A POSITIVE RESPONSE TO COMPLAINTS. If you never make a mistake you probably aren't working. Errors happen in the best companies. When you receive a just complaint from a customer, don't be afraid to admit the mistake. Accept the responsibility, then solve the problem. Familiarize yourself with your company's policy for handling complaints. Act promptly, find out what went wrong and then write the customer a thoughtful letter. The aim of your letter will be to restore the goodwill of the dissatisfied customer.
A PRO-ORGANIZATION RESPONSE TO COMPLAI

Результаты (русский) 1:

ПИСЬМА И ДОКУМЕНТЫСекретари написать все виды писем для их босс, иногда по собственной инициативе и в другое время из диктовки. Однако, одно самое важное письмо является тот, который получает их работу: заявление, в сопровождении резюме/резюме (Am). Он вежливо добавить письмо если ваше первое письмо в интервью. Мы начнем с этих букв.ПИСЬМА приложения записываются потенциального работодателя или, иногда, для агентства по трудоустройству. Их основная цель заключается в том, чтобы получить интервью, но письмо также дает работодателю пример ваших навыков общения и создает первое впечатление. Большинство приложений записываются в ответ на рекламу для конкретной работы. Внимательно изучите рекламу и узнать, как вы можете об организации, к которой применяется. Сделайте ваше письмо, будут помнить при чтении. Быть уверенным, энтузиазма и показать, что у вас есть квалификации, необходимых для позиции. Ваше письмо должно быть аккуратным, хорошо расстоянии друг от друга и без ошибок.Резюме/учебные планы резюме (CV) обобщить опыт работы и квалификации. Они позволяют работодателю наглядно показывает степень заявителя образования, профессиональной подготовки и практического опыта. Как письма прило Тион они предназначены всполошить интерес работодателя и привести к интервью.Последующие письма не являются необходимыми, но вежливо написать после интервью. Письмо должно поблагодарить человека, которого вы встретились для давая вам интервью и дайте ему или ей знать что вы находите работу привлекательной. Умелой письмо будет забрать точку на интервью и расширить его, как будто разговор по-прежнему продолжается. Письмо обычно написано в течение дня или двух интервью. Это не плохая идея, чтобы подтвердить ваши сильнейшие квалификации, но сделать это тонко: завышение может производить слишком сильный тон.Стандартные письма для большинства производственных и рабочих мест службы сломать следующим образом:1 письма запрос ответов;2 памятки (меморандумы), фотокопировании;3 письма жалобы, положительные и отрицательные ответы на жалобы;4 письма сбываний, заказов и счетов-фактур;5 запросов для кредитных справок, ответов, предоставление кредитов и отказ от предоставления кредита;6 сборник инструкций письма, последующие коллекции писем.Тогда есть подготовка и представление докладов, подготовленный босс, написанные вручную или продиктовал. Графики и диаграммы могут также должны быть готовы.Письмо запроса записывается для получения информации или сделать запрос. J A прямой запрос просит компанию о своих продуктах и услугах. Будьте вежливы в объяснении, что вам нужно в открытии и точным.ОТВЕТЫ. Хороший бизнес и общей вежливости требуют ответить все письма, даже если вы не в состоянии предоставить запрошенную информацию. Ответные письма должны ответить на все вопросы как можно скорее полностью и отправлялись без задержек. Тщательно подготовьте ваши ответы.Памятка (МОРАНДУМОВЗАИМОПОНИМАНИИ) представляет записку, отправленные в компании. Они варьируются от двух строк записки созыва собрания или передачи на телефонное сообщение, например, неофициальных докладов. Памятки отличаются от букв с любезностями в верхней части страницы (до:, из:, Re:, Дата:). Подписи могут не потребоваться. Как и в случае с письмами, памятки предоставить людям с записью для будущих ссылок, и секретарь будет обычно файл копии.Передача всегда должен быть связан, при отправке информации или материалов. Передача просто определяет, что вы посылаете и дает основания для его отправки. Фотокопировании достичь двух целей:(1) они позволяют читателю, что он получил все, что вы отправили вместе с конкретными инструкциями о том, что делать с ним,(2) они обеспечивают запись где и когда материал был отправлен и определить, кто отвечает за его уход.Всегда сохраняйте копию комплекта для ваших файлов.Письмо из жалобы/претензии письмо написано, так что продавец товаров и услуг будут знать, что что-то пошло не так и примет меры по исправлению ситуации. Прежде чем вы пишете жалобы, однако, вы можете попытаться решить ситуацию по телефону. Если ситуация является простой и решение очевидно, телефонный звонок, вероятно, принести быстрые результаты. Если это не удается, или если проблема является сложной, письмо является наиболее эффективным ответом.ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЙ ОТВЕТ НА ЖАЛОБЫ. Если вы никогда не сделаете ошибку вы вероятно, не работает. Ошибки случаются в лучших компаниях. Когда вы получаете только жалобу от клиента, не надо бояться признать ошибку. Взять на себя ответственность, а затем решить проблему. Ознакомьтесь с политикой вашей компании для рассмотрения жалоб. Действовать оперативно, выяснить, что пошло не так и затем написать клиент вдумчивый письмо. Цель вашего письма будет восстановить добрую волю недовольных клиентов.ОТВЕТ ПРО ОРГАНИЗАЦИЮ COMPLAI

Результаты (русский) 2:

Письма и документы

Секретари записывают все виды писем для их босса, иногда по своей собственной инициативе и в другое время от диктовки. Тем не менее, единственное самое важное письмо является тот , который получает их работу: письмо-заявление, в сопровождении автобиографию / резюме (Am). Он вежлив , чтобы добавить последующее письмо , если ваше первое письмо привело в интервью. Мы начнем с этих букв.
ПИСЬМА ЗАЯВКИ написаны потенциальному работодателю или, некоторые-времени, в бюро по трудоустройству. Их основная цель состоит в том, чтобы получить интервью, но в письме также дает работодателю пример ваших навыков общения и создает первое впечатление. Большинство приложений написано в ответ на рекламу для конкретного задания. Изучите рекламу тщательно и узнать столько , сколько вы можете об организации , к которой вы обращаетесь. Сделайте ваше письмо тот , который будет помнить при чтении. Будьте уверены в себе, энтузиазмом и показать , что у вас есть соответствующие квалификации , необходимые для данной позиции. Ваше письмо должно быть аккуратным, хорошо разнесены и свободным от ошибок.
Возобновляет / биографий (CV) обобщение опыта работы и квалификации. Они позволяют работодателю сразу увидеть степень образования заявителя, профессиональной подготовки и практического опыта. Как буквы Тион применения добавок , они разработаны , чтобы вызвать интерес работодателя и привести к интервью.
Последующие письма не являются существенными, но обходительн писать одно за интервью. Письмо должно поблагодарить человека , которого вы встретили за предоставленную вам интервью, и пусть ему или ей знать , что вы найдете работу привлекательной. Искусный письмо будет подобрать точку зрения , высказанную в интервью и расширить свое присутствие на нем, как будто разговор все еще продолжаются. Последующая буква обычно записывается в течение дня или двух из интервью. Это не плохая идея , чтобы пересчитать ваши сильные квалификации, но сделать это тонко: завышение может производить слишком сильный сигнал.
Стандартные буквы , создаваемые для большинства производственных и сервисных работ распределяются следующим образом :
1 письменные запросы, ответы;
2 записки ( меморандумов), пересылка , ;
3 письма с жалобами, положительных и отрицательных ответов на жалобы;
4 письма продаж, заказов и счетов;
5 запросов для кредитных ссылок, ответы предоставления кредита и отказа в предоставлении кредита;
6 заявления / сбора писем, последующие коллекции буквы.
Тогда есть подготовка и представление докладов , подготовленных босс, либо написаны вручную, или диктовали. Графики и диаграммы могут также должны быть подготовлены.
Письмо-запрос пишется , чтобы получить информацию или сделать запрос. JA прямой запрос просит компанию о своих товарах или услугах. Будьте точны и вежливы в объяснении того, что вам нужно в открытии.
ОТВЕТЫ. Хороший бизнес и вежливость требуют , чтобы вы ответить на все письма , даже если вы не в состоянии предоставить запрошенную информацию. Ответные письма должны ответить на все вопросы как можно более полно и быть отправлены без задержек. Тщательно подготовить свои ответы.
Памятку (RANDUM) записка , посланных в рамках компании. Они варьируются от двух строк записки созыве собрания или передачи телефонного сообщения, например, неофициальных докладов. Памятки отличаются от букв, имея учтивость в верхней части страницы (To :, С :, Re :, Дата :). Подписи могут не потребоваться. Как и с буквами, служебные записки предоставляют людям с записью для будущих ссылок и секретаря, как правило , подать копии.
В сопроводительном всегда должны быть приложены при отправке информации или материала. В сопроводительном просто определяет то , что вы посылаете и дает причину для отправки его. Пересылка , достижение двух целей:
(1) они позволяют читателю знать , что он / она получила все , что вы отправили вместе с конкретные инструкции относительно того, что делать с ним,
(2) они обеспечивают запись о том, где и когда материал был отправлен и определить , кто несет ответственность за заботу.
Всегда сохраняйте копию сопроводительного для ваших файлов.
ПИСЬМО рекламации / ИСК письмо написано, так что продавец товаров и услуг будет знать , что что - то пошло не так и предпримет шаги для исправления ситуация. Перед тем, как написать жалобу, однако, вы могли бы попытаться решить эту ситуацию по телефону. Если ситуация проста и решение очевидно, телефонный звонок, вероятно , принесет самые быстрые результаты. Если это не удается или если проблема сложна, письмо является наиболее эффективным ответом.
ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЙ ОТВЕТ НА ЖАЛОБЫ. Если вы никогда не совершите ошибку , то , вероятно , не работают. Ошибки случаются в лучших компаниях. Когда вы получите только жалобу от клиента, не бойтесь признать ошибку. Принять на себя ответственность, то решить эту проблему. Ознакомьтесь с политикой вашей компании для рассмотрения жалоб. Действовать быстро, выяснить , что пошло не так , а затем написать клиенту письмо вдумчивый. Цель вашего письма будет восстановить доброжелательность недовольных клиентов.
Профессионалах-РЕАКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ COMPLAI