Process note Process name: Leads ex

Process note

Process name: Leads execution

Issued: July, 2015

Release October, 2016

From: Consumer Banking Sales Unit

Distribution list: Consumer Banking Sales responsible employees

Rationale:

This process note describes detailed Leads execution process in the Consumer Banking Sales Unit.

Process description:

According to the Monthly Sales Plan a Sales Officer (SO) can sell Asset Products (currently Credit Cards, PILs and Insurance programs) at locations offered by prospective customers, i.e. office, other alternate locations. SO is allowed to meet with Customers only in public secure place.
Leads Coordinator receives contacts via e-mail from Telemarketing/Telesales (encrypted), Citiphone, Telesales Outbound team, filled on-line applications via IEWA.


Generated leads are compiled by Leads Coordinator in Lead report and located in folders \vkovnascti0024Regional_Leads (for Moscow and regional cities, except St.Petersburg) and \vkovnascti0022Lead_Reports (for St.Petersburg).

SO receives leads from responsible Sales Officer’s Supervisor (SSO). Responsible SSO have no external e-mail access.

To download the leads, Leads Coordinator should login to the system:

The following format is downloaded from IEWA as per attached instruction:

Leads Coordinator downloads leads from IEWA and consolidates them in a similar format in the IEWA_BASE file which is located in the confidential folder \vkovnascti0025SPB_IEWA_CC_Process. On weekends leads are downloaded by Leads Coordinators and/or by Sales Officers of IEWA Process.

This file is updated by Leads Coordinator several times a day with a new uploaded leads.
On daily basis Leads Coordinator deletes the list of previous day and adds new, which consists from: new contacts, not contacted cases from previous day and follow up’s for the current day.
Not contacted customers are stored during 2 months before deletion (the customers’ data is being transferred from file to file on a daily basis during 60 days only). Leads Coordinators have to prepare a Memorandum with date and time of deletion on monthly basis as a confirmation that all outdated customer information was deleted. The Memorandum is to be signed by responsible Leads Coordinator and by Sales Head.

The sample of the Memorandum:


All meetings are converted to a common format of file which is located in folder and available for Consumer Banking Sales responsible employees (SSOs/their back-ups) in cities covered by Consumer Banking Sales:
\vkovnazcti0024Regional_Leads:


The new meetings are uploaded to the file 2 times per day.
In case if lead has been uploaded till 3 p.m. appointment can be set for the next day, after 3 pm for the day after tomorrow or the next day, if urgent. Lead can be appointed at any time, but SO (leads operator) should contact the responsible employees SSO and to confirm that they are ready to meet with the customer.

The file is updated by SSOs/their back-ups with feedback on a daily basis till 15:30 (Moscow time).

Restriction of access rights to sensitive customer information:
The owner of the following folders is St. Petersburg Consumer Banking Sales Head :
• \vkovnazcti0024Regional_Leads
• \vkovnascti0022Lead_Reports
• \vkovnazcti0025SPB_IEWA_CC_Process (folder is confidential)
• \vkovnascti0025SPB_Telesales_Team (folder is confidential)
All folders have restricted access only for involved Sales Officer’s Supervisors (SSO) / their back-ups and appointed Leads Coordinators. Additionally, Sales Officers of IEWA Process have access to the confidential folder \vkovnazcti0025SPB_IEWA_CC_Process to download leads on weekends as per described process.
Sales officers (SO) and Sales Officer’s Supervisors (SSO), involved in the described process, have no external e-mail access. There is MCA control of permitted external e-mail accesses of Consumer Banking Sales employees on quarterly basis

Результаты (русский) 1:

Примечание процесс Имя процесса: приводит выполнение Выпущен: Июль, 2015Релиз октября 2016От: Потребительских банковских отдел продаж Список рассылки: потребительские банковские продажи ответственные сотрудникиОбоснование:Примечание Этот процесс описывает подробный процесс выполнения приводит в подразделение продаж банковских потребительских.Описание технологического процесса: По данным ежемесячного плана продаж сотрудник по продажам (SO) может продавать активы (в настоящее время кредитные карты, PILs и страхования программ) в местах, предлагаемых потенциальных клиентов, то есть офис, другие альтернативные места. ТАК может встречаться с клиентами только в общественном месте, безопасное.Ведет координатор получает контакты по электронной почте от телемаркетинга/телепродажи (зашифрованный), Citiphone, телепродажа исходящие команды, заполненные заявки он-лайн через IEWA. Созданные провода компилируются ведет координатор в докладе свинца и расположены в папках \vkovnascti0024Regional_Leads (для Москвы и региональных городов, за исключением Санкт-Петербурга) и \vkovnascti0022Lead_Reports (для Санкт-Петербурга). Таким образом получает водит от ответственного сотрудника продаж Супервайзер (SSO). Ответственный SSO не имеют внешней электронной почты доступа.Чтобы загрузить руководства, ведет координатор должен войти в систему:Следующий формат загрузки с IEWA в соответствии с прилагаемой инструкцией: Ведет координатор загрузки водит от IEWA и объединяет их в аналогичном формате в файле IEWA_BASE, который находится в конфиденциальной папке \vkovnascti0025SPB_IEWA_CC_Process. По выходным водит загружаются приводит координаторов и/или сотрудниками IEWA процесса продаж.Этот файл обновляется координатором приводит несколько раз в день с новым закачано водит. На ежедневной основе ведет координатор удаляет список предыдущего дня и добавляет новые, которая состоит из: новые контакты, не связался с дела с предыдущего дня и следить за 's за текущий день. Не связался с клиентами хранятся в течение 2 месяцев до удаления (клиентов передачи данных из файла на ежедневной основе в течение 60 дней только). Ведет координаторы должны подготовить меморандум с датой и временем удаления на ежемесячной основе как подтверждение, что все устаревшие сведения о клиентах была удалена. Меморандум должен быть подписан ответственным координатором, ведет и продаж руководитель.Образец меморандума: Все заседания будут преобразованы в общий формат файла, который находится в папке и доступны для продажи банковских потребительских ответственных сотрудников (SSOs / их back-ups) в городах, охватываемых потребительских банковских продаж: \vkovnazcti0024Regional_Leads: Новые встречи загружены в файл 2 раза в день.В случае, если свинец был загружен до 3 часов назначения можно установить на следующий день, после 15: 00 на следующий день после завтра или на следующий день, если срочно. Свинец может быть назначен в любое время, но таким образом (оператор водит) должны связаться с ответственными сотрудниками службы единого входа и подтвердить, что они готовы встретиться с клиентом.Этот файл обновляется SSOs / их back-ups с обратной связью на ежедневной основе до 15:30 (время московское).Ограничение прав доступа к конфиденциальной информацией клиентов:Владельцем следующих папок является руководитель продаж банковских потребительских Санкт-Петербург: • \vkovnazcti0024Regional_Leads • \vkovnascti0022Lead_Reports • \vkovnazcti0025SPB_IEWA_CC_Process (папка является конфиденциальной)• \vkovnascti0025SPB_Telesales_Team (папка является конфиденциальной)Все папки имеют ограниченный доступ только для связанных продаж офицера супервайзеров (SSO) / back-ups и назначенных координаторов ведет. Кроме того сотрудники IEWA процесса продаж имеют доступ к конфиденциальной папке \vkovnazcti0025SPB_IEWA_CC_Process для загрузки руководства по выходным согласно описанного процесса.Продажи сотрудников (так) и продаж офицера супервайзеров (SSO), участвующие в описываемом процессе не имеют внешней электронной почты доступа. Существует MCA контроль разрешенных внешней электронной почты доступа к продажам потребительских банковских работников на ежеквартальной основе