Writing a Reference Letter (With Ex

Writing a Reference Letter (With Examples)
by Ali Hale

At some point in life, you’re almost certainly going to have to write a reference letter for someone. It might be a former employee or student, or even a family friend. Here’s what you need to know about the purpose of reference letters and how to write the most effective letter possible.

Note: I will be using “candidate” to refer to the person who the reference letter is about, “you” to refer to the person writing the reference letter, and “recipient” to refer to the person receiving the letter. I’ll emphasise here, though, that reference letters are not only for job or academic “candidates”, it’s just a handy term to use to keep this article straightforward!
What is a reference letter and when are they used?

A reference letter is usually written to testify to a person or (occasionally) a company’s skills, character and/or achievements. Sometimes a reference letter is known as a “recommendation letter”. It is a formal document, and should be typed and written in a serious and business-like style.

Reference letters are used in a wide variety of situations; there is no definitive list that covers all possible scenarios. The most common examples are:

When a candidate applies for a job, they may need a reference to support their application.
If an interviewee is given a job offer, they may need to supply a reference letter before the contract can be signed.
A student applying for an academic course often requires a reference letter to support their application.
A student applying for funding will often need to supply reference letters.
Companies may use reference letters as testimonies to their trustworthiness and ability to carry out a job well.
Prospective tenants may need to provide their landlord with a reference letter, testifying to their good financial status. (This could be from a prior landlord or from a current employer.)

Who should write a reference letter?

If you are approached and asked to write a reference letter for a job candidate, a student or a company, consider whether you can legitimately do so. A reference letter is a formal document, and it is crucial that you do not lie or fudge the truth in it, or there could be legal repercussions. If someone wants a reference letter from you:

The candidate should be someone you know reasonably well. For example, you cannot provide any authoritative comment on the academic ability of a student who’s only been attending your lectures for a week.
You should know the candidate in a capacity which gives you the ability to write a meaningful reference. For example, if you have worked with the person, it would be appropriate for you to write a reference letter to a prospective employer for them.
You should be able to provide an honest and positive reference. If you truly feel that the candidate has no good qualities for you to emphasis, or if you have had a personality clash with them in the past, you should tell them to seek a reference letter from someone else.

What goes into a reference letter?

The exact structure of a reference letter will differ slightly depending on the type of reference it is, but this is a good basic outline:

Start using the business letter format: put the recipient’s name and address, if known, and address them as “Dear [name]”. If the recipient is currently unknown (this would be likely on an academic application, for instance), then use “Dear Sir/Madam” or “To whom it may concern”.
It is often helpful to introduce yourself in the first couple of lines of your letter. The recipient will not need your life history: just give a brief sentence or two explaining your position and your relationship to the candidate.
Your next paragraph should confirm any facts which you know the candidate will be supplying along with your letter. For example, if you are writing a reference for a job applicant, some or all of these details may be appropriate:
The person’s job title, and role within the company.
The person’s leaving salary when they were last employed by you (or your organisation).
The dates which the person was employed from and until.

If you are writing a reference letter for an academic course, you will need to confirm the person’s academic grades.
In your third paragraph, you should provide your judgement upon the candidate’s skills and qualities. It is often appropriate to state that you would gladly re-employ them, or that their contributions to your college class were highly valued. Single out any exceptional qualities that the candidate has – perhaps their drive and enthusiasm, their attention to detail, or their ability to lead.
Where possible, use your fourth paragraph to give a couple of concrete examples of times when the candidate excelled. (You may want to ask the candidate to tell you about any extra-curricular projects they’ve been involved in, or invite them to highlight anything they’d particularly like you to include in the reference letter.)
Close your letter on a positive note, and if you are willing to receive further correspondence about the candidate’s application, make this clear. Include your contact details too.
As with any business letter, you should end appropriately; “Yours sincerely” when you are writing to a named recipient, and “Yours faithfully” when you do not know who will be receiving the letter.

Things to avoid

Make sure that you avoid:

Mentioning any weaknesses the candidate has.
Saying anything that could be construed as libel.
Writing in an informal manner: keep the letter business-like. Jokes, slang and casual language are not appropriate and may harm the candidate’s chances.
Including personal information not relevant to the application. Mentioning the candidate’s race, political stance, religion, nationality, marital status, age or health is usually inappropriate.
Spelling mistakes, sloppy writing or typos: this letter is hugely important to the candidate, and you should take care to make it look professional.

Reference Letter Examples

There are a number of good templates for reference letters available on Business Balls. I’ve included one below, which would be appropriate for a general-purpose reference – if you were writing a reference in your capacity as the candidate’s former employer, you would need to include more specific details:

Date

To whom it may concern

I confirm that I have known (name) for (number) years.

(State relationship – social, business, working together in some other capacity, club, activity, project, etc.)

At all times I have found (name/him/her) to be (state characteristics – eg, dependable, reliable, hard-working, conscientious, honest, peace-loving, courteous, etc – to be as helpful as possible think about what the reader will most prefer to see, in terms of satisfying concerns, or seeing evidence of relevant required skills or characteristics).

I’m happy to provide further information if required. (optional)

Yours faithfully, etc.

You can find examples of full reference letters on About.com’s “job searching” section. They list letters appropriate for a variety of different situations: here’s one from a previous employer in support of a job candidate:

To Whom it May Concern:

I highly recommend Jane Doe as a candidate for employment. Jane was employed by Company Name as an Administrative Assistant from 2002 – 2005. Jane was responsible for office support including word processing, scheduling appointments and creating brochures, newsletters, and other office literature.

Jane has excellent communication skills. In addition, she is extremely organized, reliable and computer literate. Jane can work independently and is able to follow through to ensure that the job gets done. She is flexible and willing to work on any project that is assigned to her. Jane was quick to volunteer to assist in other areas of company operations, as well.

Jane would be a tremendous asset for your company and has my highest recommendation. If you have any further questions with regard to her background or qualifications, please do not hesitate to call me.

Sincerely,

John Smith
Title
Company
Address
Phone
Email

If you are still unsure what best to include in the reference letter, imagine yourself in the position of the candidate’s prospective employer, or of the panel reading his/her academic application. What information would they need to know? What qualities would they like their candidates to have? Obviously, you should never lie or mislead in a reference letter, but you should try to focus on areas which will give the recipient the most useful information possible about the candidate.
Related Articles

What’s In It for Me? Not a Job, That’s For Sure!
Should Web Editors Correct Customers’ Grammar?
How to Format a UK Business Letter

Share
Subscribe to Receive our Articles and Exercises via Email

You will improve your English in only 5 minutes per day, guaranteed!
Subscribers get access to our exercise archives and writing courses.
You'll also get three bonus ebooks completely free!

Try It Now

112 Responses to “Writing a Reference Letter (With Examples)”

t.grillo on May 18, 2009 8:47 pm

valuable article ~ Thank you!
kola olofin on June 8, 2009 8:45 am

I need an example of a good leter of application.
Mr David Holmes on November 23, 2009 12:49 pm

Useful outline for a reference letter.
gary on November 30, 2009 5:06 am

I need a good business letter example
Manu on December 11, 2009 9:41 pm

i need a letter from my minister of my church to support my application
Subhash Thapa on January 25, 2010 5:02 am

I an in short of ides in expressing about myself for the post of human resource officer. Could yo

Результаты (русский) 1:

Написание рекомендательное письмо (с примерами)от Ali ХейлВ определенный момент в жизни вы почти наверняка собираетесь иметь написать рекомендательное письмо для кого-то. Это может быть бывший сотрудник или студент или даже друга семьи. Вот что вам нужно знать о цели рекомендательные письма и как писать наиболее эффективным возможным письмо.Примечание: я буду использовать «кандидат» сослаться лицо рекомендательное письмо о том, «вы» для обозначения лица, написание рекомендательное письмо и «получатель» для обозначения получателя письма. Я буду подчеркнуть здесь, хотя, что рекомендательные письма не только для работы или академические «кандидатов», это просто удобный термин использовать для держать эту статью просто!Что такое рекомендательное письмо, и когда они используются?Рекомендательное письмо обычно записывается в показания лица или (иногда) компании навыки, характер или достижения. Иногда рекомендательное письмо известно как буква «рекомендации». Он представляет собой официальный документ и следует набрали и написан на серьезные и деловой стиль.Рекомендательные письма используются в самых разнообразных ситуациях; Существует не окончательный список, который покрывает все возможные сценарии. Наиболее распространенными примерами являются: Когда кандидат применяется для задания, они могут потребуется ссылка на поддержку их применения. Если собеседник получает предложение о работе, они может потребоваться предоставить рекомендательное письмо, прежде чем договор может быть подписан. Студент, применяя для академического курса часто требует рекомендательное письмо в поддержку их применения. Студент, подачи заявок на финансирование часто нужно будет предоставить рекомендательные письма. Компании могут использовать рекомендательные письма как свидетельства их надежность и способность выполнять работу хорошо. Потенциальных арендаторов может потребоваться предоставить их хозяин с рекомендательное письмо, подтверждающие их хорошее финансовое положение. (Это может быть, от предварительного домовладелец или от текущего работодателя).Кто должен написать рекомендательное письмо?Если вы подошел и попросил, чтобы написать рекомендательное письмо для кандидата на вакансию, студент или компании, считают ли вы можете законно сделать это. Рекомендательное письмо-это официальный документ, и важно, что вы не лежат помадка правду в нем, или могут существовать юридические последствия. Если кто-то хочет рекомендательное письмо от вас: Кандидат должен быть кто-то вы знаете достаточно хорошо. Например вы не можете предоставить любой авторитетный комментарий на академические способности студента, который только посещать Ваши лекции в неделю. Вы должны знать кандидата в качестве, которая дает вам возможность написать значимого ссылку. Например если вы работали с человеком, было бы целесообразно для вас, чтобы написать рекомендательное письмо для потенциального работодателя для них. Вы должны быть в состоянии предоставить ссылку на честный и позитивные. Если вы действительно чувствуете, что кандидат должен не хорошего качества для вас внимание, или если у вас был личность столкновения с ними в прошлом, вы должны сказать им запросить рекомендательное письмо от кого-то другого.Что происходит в рекомендательное письмо?Точная структура рекомендательное письмо будет немного отличаться в зависимости от типа ссылки, которые это, но это хороший основные наброски: Начать использовать формат письма бизнес: поместить имя и адрес получателя, если он известен и решать их как «Уважаемый [имя]». Если получатель является в настоящее время неизвестно, (это будет скорее всего на академической приложения, например), то использование «Уважаемый господин/госпожа» или «для кого это может касаться". Это часто полезно представить себя в первые несколько строк из вашего письма. Получатель не понадобится ваша история жизни: просто дать краткий приговор или два, объясняя свою позицию и ваши отношения к кандидату. Ваш следующий пункт должен подтвердить любые факты, которые вы знаете, что кандидат будет поставлять вместе с ваше письмо. Например если вы создаете ссылку на соискатель, некоторые или все эти детали могут быть соответствующие: Должность лица и роль в компании. Лица оставляя заработной платы, когда они работали последние вами (или вашей организации). Даты, которые человек работал от и до. Если вы пишете рекомендательное письмо для учебного курса, будет необходимо подтвердить человека академических классах. В третьем пункте вы должны предоставить ваши решения по навыков и качеств кандидата. Это часто целесообразно государство, что вы с удовольствием бы повторно использовать их, или что их вклад в ваш колледж класс высоко ценились. Выделить любые исключительные качества, которые кандидат имеет – возможно их диск и энтузиазм, их внимание к деталям или их способности вести. Там, где это возможно, используйте свой четвертый пункт дать несколько конкретных примеров раз, когда кандидат преуспел. (Вы можете попросить кандидат рассказать вам о любых внеклассных проектов, которую они были вовлечены в, или предложить им выделить все, что они особенно хотели бы вы включить в письме ссылку.) Закрыть Ваше письмо на позитивной ноте и если вы готовы получить дальнейшую переписку о приложении кандидата, это ясно. Включите ваши контактные данные тоже. Как и в случае с любой деловое письмо, вы должны закончить надлежащим образом; «Твое искренне» при написании имени получателя, и «твое добросовестно» когда вы не знаете, кто будет получать письма.Вещи, чтобы избежатьУбедитесь, что вы избежать: Упоминание любых недостатков кандидат имеет. Говорят что-нибудь, что может быть истолковано как клевета. Писать в неофициальном порядке: сохранить письмо бизнес как. Анекдоты, сленг и случайные язык не подходят и может нанести вред шансы кандидата. Включая личную информацию, не относящихся к приложению. Упоминание расы кандидата, политическую позицию, религия, гражданство, семейное положение, возраст или здоровья обычно неуместным. Орфографические ошибки, небрежный письменной или опечатки: это письмо является чрезвычайно важным для кандидата, и вы должны заботиться, чтобы сделать его выглядеть профессионально.Ссылка Письмо примерыЕсть несколько хороших шаблонов для рекомендательные письма на бизнес шарики. Я включил один ниже, который было бы целесообразно для ссылки на общего назначения – если вы писали ссылку в качестве кандидата в президенты бывшего работодателя, нужно будет включить более конкретные детали: Дата Для кого это может касаться Я подтверждаю, что я знаю (имя) лет (число). (Государственные отношения – социальной, Бизнес, работать вместе в некоторых других возможностей, клуб, деятельности, проекта и т.д.) На все времена я нашел (имя/его/ее) быть (состояние характеристики – например, надежный, надежный, трудолюбивый, по соображениям, честный, миролюбивые, вежливым, и т.д.-быть как полезно, как можно думать о то, что читатель будет наиболее предпочитают видеть, с точки зрения удовлетворения озабоченности, или видеть доказательства соответствующие необходимые навыки или характеристики). Я рад представить дополнительную информацию, если это необходимо. (необязательно) Ваш добросовестно, и т.д. Вы можете найти примеры полного рекомендательные письма на о ком в разделе «Поиск работы». Они список букв для целого ряда различных ситуаций: Вот одна из предыдущего работодателя в поддержку кандидата на вакансию: To Whom it May Concern: I highly recommend Jane Doe as a candidate for employment. Jane was employed by Company Name as an Administrative Assistant from 2002 – 2005. Jane was responsible for office support including word processing, scheduling appointments and creating brochures, newsletters, and other office literature. Jane has excellent communication skills. In addition, she is extremely organized, reliable and computer literate. Jane can work independently and is able to follow through to ensure that the job gets done. She is flexible and willing to work on any project that is assigned to her. Jane was quick to volunteer to assist in other areas of company operations, as well. Jane would be a tremendous asset for your company and has my highest recommendation. If you have any further questions with regard to her background or qualifications, please do not hesitate to call me. Sincerely, John Smith Title Company Address Phone EmailIf you are still unsure what best to include in the reference letter, imagine yourself in the position of the candidate’s prospective employer, or of the panel reading his/her academic application. What information would they need to know? What qualities would they like their candidates to have? Obviously, you should never lie or mislead in a reference letter, but you should try to focus on areas which will give the recipient the most useful information possible about the candidate.Родственные статьи Что это значит для меня? Не работа, это точно! Следует Web редакторы исправить клиентов грамматики? Как формат делового письма ВеликобританииПредоставить общий доступПодпишитесь, чтобы получить наши статьи и упражнения по электронной почте Всего за 5 минут в день, процедуру, будет улучшить свой английский! Абоненты получают доступ к нашим упражнения архивов и курсы письма. Вы также получите три бонус книги совершенно бесплатно!Попробуйте сейчас112 Ответы на «Написании рекомендательного письма (с примерами)» t.Grillo 18 мая, 2009 8:47 pm ценные статьи ~ спасибо! Кольский olofin на 8 июня, 2009 8:45 am Мне нужен пример хорошее письмо применения. Г-н Холмс David на 23 ноября 2009 12:49 вечера Полезные наброски рекомендательное письмо. Гэри ноября 30, 2009 5:06 am Мне нужен хороший бизнес письмо пример Ману на 11 декабря 2009 9:41 pm мне нужно письмо от моего министра моей церкви поддержать мои приложения Субхаш Тхапа января 25, 2010 5:02 am Я в короткой Иды в выражении о себе на должность сотрудника по вопросам людских ресурсов. Можно ё

Результаты (русский) 3:

писать рекомендательное письмо (с примерами)


али хейла в какой - то момент в жизни, вы почти наверняка придется написать рекомендательное письмо для кого - то.это может быть как бывший работник или студент, или даже друг семьи.это то, что вам нужно знать о цели передачи писем и как написать письмо можно наиболее эффективно.

примечание:я буду использовать "кандидат" ссылки на лицо, ссылку на письмо об "ты" для обозначения лица, писать запросы, и "помощи" для обозначения лица получают письма.я буду подчеркнуть, однако, что ссылка письма не только для работы или академической "кандидатов", это просто удобный срок использовать чтобы статья простым!
это рекомендательное письмо, и, когда они применяются?

рекомендательное письмо, обычно письменные показания к лицу или компании (иногда) навыков, характер и / или достижения.иногда рекомендательное письмо, известен как "рекомендательное письмо".это официальный документ, и должны быть напечатаны и написано в серьезной и деловой стиль.

передачи писем, используются в различных ситуациях; нет окончательного списка, который охватывает все возможные сценарии.наиболее распространенные примеры:

, когда кандидат распространяется на работу, они могут нуждаться в ссылку для поддержки их применения.
если опрашиваемый имел предложение работы, то, возможно, потребуется представить рекомендательное письмо, прежде чем контракт может быть подписан.
студент применения для обучения, часто требует рекомендательное письмо в поддержку их применения.
студент заявок на финансирование, нередко необходимо указать ссылку письма.
компании могут использовать ссылку письма, как свидетельства их надежность и способность выполнять хорошо.
потенциальных арендаторов, возможно, необходимо обеспечить их хозяин с рекомендательное письмо,показания к их финансового положения.(это может быть от ранее хозяин или с текущего работодателя.)

, которые должны написать рекомендательное письмо?

, если ты подошел и попросил написать рекомендательное письмо о приеме на работу кандидата, студент или компании, рассмотреть вопрос о том, следует ли вы вправе сделать это.рекомендательное письмо, это официальный документ,и очень важно, чтобы вы не лжете, или фальсифицировать правду, или может быть правовые последствия.если кто - то хочет рекомендательное письмо от тебя:

кандидат должен быть кто - то, кого вы знаете достаточно хорошо.например, вы не можете представить какие - либо авторитетных прокомментировать успеваемости студента, который только на свои лекции на неделю.
ты должен знать, что кандидат в потенциал, который предоставляет вам возможность написать значимую ссылки.например, если вы работали с лица, было бы целесообразно для вас написать рекомендательное письмо к будущим работодателем для них.
ты должен быть в состоянии дать честный и позитивные ссылки.если ты действительно считают, что кандидат не имеет хорошие качества, чтобы вы внимание,или, если вам пришлось Personality Clash с ними в прошлом, ты должен сказать им, искать рекомендательное письмо от кого - то еще.

что отправляется в ссылку в письме?

точную структуру рекомендательное письмо будет несколько различаются в зависимости от типа ссылки это, но это хороший базовый план:

начать пользоваться бизнес - письмо формат: наименование и адрес получателя, если известно,