Getting staff to talk to each other

Getting staff to talk to each other ought to be the least of your problems, but internal communication can be one of the hardest nuts to crack in business.
"Communication comes up in every department. The repercussions of not communicating are vast," says Teo Theobald, co-author of "Shut up and Listen! The truth about how to communicate at work". Poor communication can be a purely practical problem.
Gearbulk, a global shipping business with branches around the world, faced language and geographical difficulties, as well as a huge amount of paperwork.With up to 60 documents per cargo, it was a logistical nightmare to track and monitor jobs, while tighter security regulations after 9/ 11 meant customs documents had to be ready before a ship was allowed to sail. Installing an automated system means data is now entered only once but can be accessed by anyone in the company, wherever they are.
"Reporting is faster by a matter of months," says Ramon Ferrer, Vice President of Global IT at Gearbulk. " An operational team carrying a voyage all the way across the world doesn't always have to be talking to each other - and we don't waste time duplicating the same information."
Given today's variety of communication tools, it seems strange that we still have a problem communicating. But the brave new world of high-tech can create barriers - senior managers hide behind their computers, staff use voice mail to screen calls, and employees sitting next to each other will send emails rather than speak.
"Managers should get up, walk round the office and talk to people," says Matt Rogan, Head of Marketing at Lane4, a leadership and communicatin consultancy. "Face to face communication can't be beaten." Theobold recommends checking e-mail only three times a day, allocating a set period of time to deal with it. "If you leave the sound on, the temptation is as great as a ringing phone. People will interrupt meetings to check their e-mails."
Another problem is simply hitting the "reply all" button, bombarding people with information. "We had unstructured data coming at staff from left, right and centre, leaving it up to individuals to sort out," says Gearbulk's Ferrer. "Our new system has reduced e-mails and changed the way people work. It will remind you about work flow."
Information overload also means people stop listening. But there may be a deeper reason why a message fails to get through, according to Alex Haslam, Professor of Psychology at Exeter University.
"Everyone thinks a failure to communicate is just an individual's error of judgement , but it's not about the person: it's about the group and the group dynamics, " he says. "Just training people to be good communicators isn't the issue." The problem is that employees develop common loyalties that are far stronger than the neeed to share information. This can even extend to questions of safety. In the mid-1960s there were a lot of light air crashes in Australia because the two government departments responsible for air safety weren't communicating," says Haslam. "The government was trying to save money and both groups felt threatened. The individuals were highly identified with their own organisation and unwilling to communicate with the other department."
A company is particularly at risk when cost-cutting is in the air. Individuals withdraw into departamental loyalties out of fear. Sending such people on yet another "how to communicate" course will be pointless. Instead, Haslam believes that identifying the sub-groups within an organisation and making sure each group feels valued and respected can do far more to encourage the sharing of information. The key to communication. he says, is trust.

Результаты (русский) 2:

Получение сотрудникам общаться друг с другом должно быть менее ваши проблемы, но внутренняя связь может быть одним из самых трудных орехов трещины в бизнесе.
"Связь появляется в каждом отделе. Последствия не обменивается огромны", говорит Тео Теобальд, соавтор "Заткнись и слушай! правда о том, как общаться на работе". Плохая связь может быть чисто практической проблемой.
Gearbulk, глобальная отправка бизнес с филиалами по всему миру, с которыми сталкиваются языка и географических трудностей, а также огромное количество paperwork.With до 60 документов в груза, это был кошмар, чтобы отслеживать и контролировать рабочие, в то время как более жесткие правила безопасности после 9/11 предназначены таможенных документов должен был быть готов до того, как судно было разрешено плавать. Установка автоматизированной системы означает, что данные теперь введен только один раз, но может быть доступна любому в компании, где они находятся.
"Отчетность быстрее считанные месяцы", говорит Рамон Феррер, вице-президент Global IT на Gearbulk. "Оперативный команда неся плавание весь путь по всему миру, не всегда должны быть разговаривать друг с другом - и мы не тратить время дублирования и ту же информацию."
Учитывая сегодняшнее разнообразие средств коммуникации, кажется странным, что мы до сих пор проблемой связи. Но новый мир хай-тек может создать барьеры - старшие менеджеры прикрываться своими компьютерами, использование персонала голосовой почты осуществлять фильтрацию вызовов, а сотрудники сидят рядом друг с другом будет отправлять электронную почту, а не говорить.
"Менеджеры должны встать, ходить вокруг офис и поговорить с людьми, "говорит Мэтт Роган, руководитель отдела маркетинга Lane4, лидерство и communicatin консультации. "Общение лицом к лицу не может быть избит." Theobold рекомендует проверять почту только три раза в день, выделяя определенный период времени, чтобы справиться с ней. "Если вы оставить звук на соблазн велик, как звон телефона. Люди будут прерывать заседания, чтобы проверить свою электронную почту."
Еще одна проблема просто нажав кнопку «Ответить всем», бомбардируя людей информацией. "Мы должны были неструктурированные данные, поступающие на сотрудников слева, справа и в центре, оставляя его до людей, чтобы разобраться," говорит Феррер Gearbulk в. "Наша новая система сократила электронной почты и изменил способ работы людей. Это будет напоминать вам о работе потока."
Информационная перегрузка также означает, что люди перестать слушать. . Но это может быть и более глубокая причина, почему сообщение не пройти, согласно Alex Haslam, профессор психологии в университете Эксетера
"Каждый думает, что несообщение просто ошибка индивида суда, но это не о человеке: это о группе и групповой динамики ", говорит он. "Просто обучение людей быть хорошими коммуникаторами не является проблемой." Проблема в том, что сотрудники разработать общие лояльности, которые намного сильнее, чем в этом нужду обмена информацией. Это может распространяться даже на вопросы безопасности. В середине 1960-х годов было много света авиакатастроф в Австралии, потому что две правительственные ведомства, ответственные за безопасность воздуха не общались ", говорит Хэслэм." Правительство пытается сэкономить деньги и обе группы чувствовали угрозу. Лица были высоко отождествляется с их собственной организации и не желают общаться с другой отдел. "
Компания, в частности, в опасности, когда сокращение расходов в воздухе. Лица уйти в departamental лояльности из-за страха. Отправка таких людей на еще один" как общаться "курс будет бессмысленным. Вместо этого Хэслэм считает, что выявление подгрупп внутри организации и убедившись каждая группа чувствует ценят и уважают может сделать гораздо больше для поощрения обмена информацией. ключ к коммуникации. он говорит, является доверие.